Sestanki so odlična priložnost, da prepričate svoje stranke, sodelavce in nadrejene.
Nikoli ne izpustite priložnosti, da s sestanka odidete kot zmagovalec, meni Američanka Kate White, danes znana karierna strokovnjakinja in uspešna avtorica kariernih priročnikov, nekoč pa odgovorna urednica ameriškega Cosmopolitana.
Whitova pravi, da so sestanki morda povsem običajen, pogosto celo rutinski in dolgočasen del delovnika in čeprav na njem morda ne sodelujete aktivno, je pomembno, kako se na njem obnašate in kakšna je vaša govorica telesa.
• Ne pozabite, kakšen je namen sestanka.
Pred sestankom še enkrat preberite spletno pošto z vabilom nanj. Če ste v službi šele kratek čas, se med sodelavci pozanimajte, kaj se od vas pričakuje in kako sestanki ponavadi potekajo.
• Nikoli ne zamujajte.
Ne hodite na stranišče zadnjo minuto, ne natakajte si vode v kozarček in ne klepetajte po telefonu. Bodite točni, izberite primeren sedež in mirno počakajte, da se sestanek začne. Ne brskajte po telefonu in ne bodite zdolgočaseni.
• Bodite energični, pripravljeni na delo.
Vaša drža naj bo samozavestna, izraz pozitiven. Ne vlecite se kot megla, nasmešek zbranim pa vas ne stane niti centa. S tem jim boste sporočili, da ste pripravljeni na delo in nove izzive.
• Ne pozabite na zapiske.
S seboj vedno prinesite nekaj, kamor si boste lahko zapisali ideje, podatke in naloge. To je lahko tablični računalnik, še bolje pa bo, če ostanete zvesti beležki in svinčniku. Utišajte telefon in izklopite vibriranje, telefon pa spravite v žep ali v naročje, nikakor pa ne na mizo.
• Nagnite se naprej.
Če sedite za omizjem, ne zlezite pod mizo in ne naslanjajte se na naslonjalo stola, kot da bi najraje zadremali. Sedite zravnano, s trebuhom se dotikajte roba mize, roke položite na mizo. Tako boste opazni, ko boste spregovorili, pa vas bodo drugi precej bolje slišali.
• Spregovorite razločno.
Na sestankih, kjer je prisotnih več ljudi, se lahko zgodi, da vas preslišijo. Kate White svetuje, da svoj predlog ali mnenje začnete s kratkim uvodom, nato počakajte trenutek, da vas sodelavci opazijo in čakajo na to, kaj boste povedali. Bodite vljudni in kratki, izogibajte se mašilom.
• Ne okolišite.
Če imate predlog, na dan z njim. Najprej povejte bistvo, nato razložite idejo bolj podrobno. Tako boste omizje takoj seznanili z glavno postavko, nato pa jo, če bo odziv spodbuden, razvili in podprli z dodatnimi podrobnostmi.
• Pripravite ideje, predloge in rešitve.
Če ste pred sestankom dobili navodila ali namig, da so predlogi dobrodošli, nanj nikakor ne hodite brez idej. Ne poskušajte se skriti med sodelavci, ampak si pred sestankom vzemite čas in razmislite o nalogi. Z nekaj zapisanimi idejami boste veliko bolj samozavestni, pri sodelavcih in nadrejenih pa boste pustili dober vtis (četudi ideje ne bodo tako odlične, viden bo vaš trud).
• Bodite urejeni.
Sestanki so del vaše službe, morda sestankujete večkrat dnevno, dnevno, tedensko ali mesečno. To pravzaprav ni pomembno, pomembneje je, da se na vsakem sestanku pokažete v najboljši luči. Bodite urejeni, osvežite si dah z bombončkom, spijte velik kozarec vode. Pozitivna naravnanost bo spodbudila tako vas kot omizje, bolj boste učinkoviti in … sestanek bo morda končan, kot bi mignil.
• Pohvalite dobre ideje.
Ne prilizujte se nadrejenim in ne sprejmite ali hvalite njihovih predlogov za vsako ceno. Podprite ideje, ki so dobre, in argumentirano kritizirajte tiste, ki niso. V tem primeru imejte pripravljeno alternativo, sicer bodite raje tiho. Pohvalite zanimiv predlog sodelavcev, saj boste tako doprinesli k timskemu duhu in pozitivnemu delovnemu vzdušju.
Po sestanku še enkrat razmislite, preletite zapiske in brez oklevanja napišite spletno pošto nadrejenim ali sodelavcem, če se domislite še kakšnega predloga ali rešitve.
2
