Umaknite birokrate in naše delo bo preprosto!

Rhonda Layfield je svojo več kot tridesetletno poklicno pot v svetu informacijskih tehnologij začela v ameriški mornarici kot komunikacijska strokovnjakinja, med drugim pa je delala tudi kot varnostna analitičarka velikega elektrodistributerja. Danes svetuje pri varnih namestitvah operacijskih sistemov ter zaščiti in racionalizaciji informacijskih virov, njene stranke pa so predvsem velika podjetja s področja računalništva in telekomunikacij z vsega sveta. Imetnica več Microsoftovih certifikatov najvišje ravni in soavtorica več knjig o Microsoftovih operacijskih sistemih za strežnike objavlja članke v reviji Windows IT Pro Magazine in redno predava na mednarodnih konferencah o informacijski tehnologiji. Tako jo je pot zanesla tudi na Bled na aprilski del letošnje Microsoftove NT konference, kjer je pred svojim predavanjem odgovarjala na vprašanja za Planet Siol.net.

Ali so podjetja dovolj ozaveščena o tem, kako najboljše postaviti svoje informacijske sisteme?

Žal ne. Veliko premalo pozornosti posvečajo aplikacijam. Največ spodrsljajev pri postavitvah se jim zgodi prav zato, ker se ne zavedajo, koliko dela je potrebnega za razvoj dobrih aplikacij in spletnih strani. Aplikacija, ki deluje v nekem starejšem operacijskem sistemu, bo v novejšem morda imela težave, a tega ne morejo vedeti, dokler je ne preizkusijo v novem okolju. Veliko podjetij na to niti ne pomisli, domnevajo, da bo vse steklo kar samo od sebe, ali pa preprosto ne sodelujejo dovolj s svojimi informatiki, ki bi jih lahko opozorili na pasti in težave.

Torej pravite, da tistemu delu informacijskega sistema, ki je najbolj v stiku z uporabniki, ne namenjajo toliko pozornosti kot jedru?

Natanko tako. Prav aplikacije so tiste, ki jih uporabniki vidijo, doživljajo, z njimi sodelujejo, a opažamo, da podjetja namenjajo premalo pozornosti njihovemu preizkušanju, dokumentaciji, podobi, načinu predstavljanja, kaj mora biti v njih, česa ne bi smelo biti. To so strateška, ne tehnična vprašanja, na katera bi morale korporacije resneje iskati odgovore.

Zakaj se v korporacijah vedno najde čas za popravilo, nikoli pa za to, da bi bilo že od začetka vse v redu?

Preprosto sovražim take projekte, a žal se zdi, kot da bi vodstva želela natanko to. Običajno vztrajajo pri tem, da se nekaj naredi praviloma čim hitreje, ne pa pri tem, kako naj se naredi, zato je na koncu običajno vse kar nametano. Ali se ljudje ne zavedajo, da bodo s tem, kar naredijo, morali živeti vsaj nekaj let? To velja zlasti za postavitve operacijskega sistema in računalniškega delovnega okolja.

Kje vidite rešitev?

Če imate težavo, jo odpravite. Ne iščite mašil ali bližnjic, ne pišite programa, ki bo zaobšel težavo, temveč težavo odpravite.

Torej ne sekamo plevela pri vrhu, temveč mu izpulimo korenine?

Da. Ampak ne boste verjeli, koliko podjetij ne razmišlja tako in izvaja pritiske, naj se kaj naredi čim prej. Toda če njih ne skrbi, kaj to pomeni, mene skrbi. In tega ne dovolim. Če je njim malo mar za kakovost svojega dela in ugled, želim jaz odgovorno stati za vsem, kar naredim, in pritiski naročnika zame niso nobeno opravičilo za slabše delo. Kakovost opravljenega dela je ogledalo posameznika in podjetja.

Zakaj potem vodstva podjetij vendarle vztrajajo pri hitrosti izvajanja in nižanju stroškov, celo za ceno kakovosti opravljenega dela?

Ker ne razumejo ali ker jih ne gane. Včasih oboje.

So torej nesposobni?

Velikokrat tudi to. Zanima jih samo doseganje rokov. Toda manjša podjetja si težje privoščijo spodrsljaje kot velika, ker so posledice zanje lahko veliko bolj usodne.

Opažate kakšne razlike v pristopu in razumevanju tega v različnih delih sveta?

Niti ne. Značilnosti in zahteve postavitev računalniških sistemov so bolj ali manj enake po vsem svetu. Sem pa opazila primer podjetja, kjer ni nič delovalo zaradi pomanjkanja ustrezne komunikacije. Sama sestankovanja so jih bila, vse dneve, a ni bilo nič boljše. Ko pa sem sledila resničnemu delu, sem ugotovila, da so bile razmere v resnici drugačne in da to, kar so poročali za sestanke, ni bilo to, kar se dogajalo v resnici. Če bi torej manj sestankovali in več komunicirali na operativni ravni, bi bilo gotovo drugače.

Namigujete, da sestanki, formalnosti in birokracija ubijajo projekte?

Absolutno. To je en del podjetja, na drugi strani smo tisti iz tehnike, ki delo opravljamo. Če nam birokrati ne prekrižajo poti, so naše naloge preprostejše in bomo svoje delo lažje opravili. Zakaj toliko sestankov, zakaj toliko poročil? Ali ni zapravljanje časa in denarja, da me naročniki plačujejo za pisanje poročil, medtem ko bi lahko ta čas pametneje izkoristili za odpravljanje težav?

Toda učinkovita komunikacija v podjetju je nujna – kako jo doseči?

Gotovo ne s sestanki in poročili. Učinkovito komuniciranje je skrbno načrtovanje projekta – s cilji, mejniki in sprotnim spremljanjem. Ni treba, da so poročila debela – dobro zasnovana in pregledna razpredelnica lahko pove več kot 25 strani besedila. Vodstvo poročil velikokrat niti ne pogleda, kaj šele da bi jih brali. Pri enem naročniku se mi je celo zgodilo, da je poročilo zavrnil, ne da bi ga sploh odprl, češ da mora imeti več strani.

Zakaj so potem podjetja sužnji birokracije in formalnosti?

Razkazovanje moči vodstva. Če vodstvo lahko koga prisili v pripravo debelega poročila, pomeni, da ima moč in nadzor nad zaposlenimi. Obsežna poročila so, zlasti za tehnične poklice, popolna izguba veliko časa. Stvari in komunikacije ni treba zapletati, komunicirajo naj ljudje, ki si imajo kaj za povedati – če v pogovor vpleteš več šefov, je velika verjetnost, da bo vsak vlekel na svojo stran. Naj se vodja projekta pogovarja samo z enim šefom. Ključ do uspeha je ohraniti preprostost.

Pa saj se to ne dogaja samo v računalništvu, mar ne?

Res je. Vodstva povsod čutijo stalno potrebo dokazovanja svoje moči in nadzora. Kako drugače opravičiti poročila, ki jih zahtevajo od podrejenih, a jih potem niti ne pogledajo? Potem pa še sprašujejo, zakaj delo ni opravljeno – ej, ali ste pozabili, da ste mi ukazali delati poročila in da je za to šlo veliko časa? Poročila se ne naredijo sama sredi noči – menda ne pričakujejo, da si bom čas za ta nepotrebna poročila jemala ob koncih tedna, ki jih imam zase in za svoje življenje.

Kako lahko takim vodjem poveste, da ne delajo prav? Kakšen je njihov običajen odziv?

Bes. A potem se sprijaznijo. V eni od sto največjih svetovnih družb, imena ne smem izdati, so šele po tem, ko so se odkrito in učinkovito pogovorili, ugotovili, da so izumljali svojo rešitev za nekaj, kar so jim dostopni programi že omogočali. Pod pritiskom časa niso proučili, kaj imajo, zato so izumljali nekaj, kar na koncu niti ni delovalo. Na koncu so si morali priznati, da so zapravili milijone dolarjev zato, ker svojega projekta niso ustrezno načrtovali in pripravili oziroma ker jih vodstvo ni poslalo na tečaj, ki je bil vreden le dva tisoč dolarjev.

Pa smo spet tam: vedno se najde čas za popravilo, nikoli pa za to, da bo že od začetka vse v redu.

Nekateri se premalo zavedajo, da druge priložnosti morda ne bodo dobili nikoli.