Znate pametno razporediti čas? Vam ga sploh kaj ostane?

Bodimo konkretni: kako se lotiti upravljanja s časom?

Aljoša Bagola: Dan je najbolje razčleniti v nekaj časovnih segmentov, si v njih razporediti redne naloge in to nato z disciplino spremeniti v delujočo rutino.

Sam, potem ko hčerko odložim v vrtcu, ob 8.15 pijem kavo v pisarni in najprej rešujem kakšen kreativni problem. Čez kakšno uro se začne naval v mojo pisarno, zato moram čas do 10.00 posvetiti hitrim procesnim sestankom in reševanju najnujnejšega. Moj urnik je nato posvečen vodstvenim in strateškim sestankom, za preostali kreativni del smo pa od 10.00 do 12.00 uvedli t.i. tihe urice, ko vodje projektov kreativce pustijo, da se v miru posvečajo zgolj kreativnemu delu.

Sledi pavza za kosilo, velikokrat je v mojem primeru to poslovne narave, nato pa popoldanska runda procesnih in kreativnih sestankov, prezentacij pri naročnikih in priprav nanje, v kolikor se že niso zgodile dopoldan. Ob torkih ob 16.00 predavam na Fakulteti za družbene vede, kak večer ali dva na mesec sta posvečena še pisanju kolumne za strokovno revijo Marketing Magazin in pripravam na kakšno povabilo na predavanje.

Veliko vikendov pa je namenjenih snemanjem. Ta se začnejo zgodaj zjutraj in trajajo pozno v noč. Ker mi kakovostnega časa za čisto kreativno delo v službi torej zagotovo zmanjka, večino trdih kreativnih orehov strem ponoči. Največkrat se kar sam od sebe prebudim ob dveh, treh zjutraj in v dveh urah razmišljanja v temi razvozlavam, razmetavam in oblikujem ideje. Dobre ideje so tako velikokrat izpod odeje. (smeh)

Alenka Košir: Težko bi dala kak konkreten nasvet, kot le to, da si naredimo nek tedenski seznam opravil, za katere vemo že vnaprej, da tudi objave na Facebooku kreiramo vnaprej, vsaj tiste, ki jih lahko. In da si ob natrpanem urniku, vseeno skušamo vzeti čas za kavo s prijateljicami. Tu se moram, tako mi pravijo, tudi jaz malce izboljšati.

Žiga X. Gombač: Ne ozirajte se na klasični osemurni delovnik. Ker omejuje in zavaja. In če je temu tako, če ste podrejeni tej časovni formi, zna biti, da ste v resnici zastali in da čas upravlja z vami. Moralo pa biti obratno.

Dan ima samo 24 ur, jih znate razporediti v kakovosten dan?

Aljoša Bagola: Mislim, da sem se z leti naučil bolj kakovostno upravljati s svojim urnikom, k čemur je zagotovo pripomogla moja hčerka Sofia. Pred njenim rojstvom je bil moj delovnik kar pošteno raztegnjen v poznopopoldanske in večerne ure, saj je moja partnerka igralka (Iva Krajnc je gledališka in filmska igralka – op. a.) in ima veliko večernih predstav. To je včasih pomenilo, da sem lahko praktično nenehno "kreativil". (smeh)

Zdaj sem v službi precej neizprosen do sebe in se ob 16.45 odpravim domov ter se po potrebi ustvarjanja lotim zvečer. Veliko več delegiranja kot sem ga prej, pa zdaj opravim že čez dan. Sicer je za moj poklic značilno to, da sem v službi idej in ne v ideji službe, kar pomeni, da se kreativno vrenje idej v inkubaciji praktično umiri šele ko tudi glava zaspi. A vseeno se trdno držim načela, da ko sem z družino, sem samo z njimi. Nočem biti neumen oče na pametnem telefonu.

Alenka Košir: Kljub temu, da se mi zdi, da znam čas dobro razporediti, se mi vseeno velikokrat zgodi, da mi ob koncu dneva zmanjka kakšna ura, ki jo potem izkoristim na račun spanja, čeprav vem, da to ni dobro. Glede na to, da moja služba nima osemurnega delovnika, se moje zasebno in službeno življenje zelo prepletata. Dopoldan sicer doma v pisarni urejam veliko stvari, ko pridejo otroci iz šole in treningov, pa čas preživljam z njimi, vmes pa morda odgovorim še na kakšen mail. Zvečer vodim svoje VIIT treninge, pa se potem doma spet usedem za računalnik, tako da bi težko rekla, da strogo ločujem službeni in privatni del dneva.

Žiga X. Gombač: Hm, recimo da se te obrti še učim. Načeloma s strani časa in prostora ne želim biti omejen. Oziroma želim, da me ti dve komponenti omejujeta čim manj. Zdi se mi, da se na takšen način približam neobremenjenosti in posledično nekakšni izkušnji svobode. V realnem svetu je to skoraj nemogoče doseči, a tu in tam mi to uspe. Službeno in zasebno sta v mojem primeru precej večno in usodno prepleteni dimenziji.

Kje izgubite največ časa in čemu bi se najlažje odpovedali?

Aljoša Bagola: V agencijah se največ časa potrati z dvema prekletstvoma modernega posla: z "e-majli" in sestanki. S prvimi se najprej usklajujemo o sestankih, kjer se nato usklajujemo o potekih kampanj.

A kreativci za svoje delo potrebujemo veliko miru, vodje projektov pa za to, da so pomirjeni oziroma, da lahko celovito načrtujejo kompleksne kampanje, potrebujejo veliko informacij o poteku dela. V agencijah se zato dogaja veliko sizifovskih situacij, ko neizkušeni ali nervozni vodje projektov nenehno sklicujejo sestanke, ker želijo vedeti, kako daleč so kreativni timi s kreativnim in strateškim delom kampanje, slednjega se pa kreativci ne morejo lotiti, ker so nenehno na sestankih. (smeh)

Neizkušeni kreativci pa na sestanke prihajajo s šopom nedodelanih idej in ustvarjajo paniko. Zato se mi zdi nujno, da se v tako intenzivnih okoljih vzpostavi sistem zaupanja in jasnih odgovornosti, da se časa ne zgublja zaradi strahov ali površnosti posameznikov. Najbolj mi namreč gre na živce, če kdo trati moj čas za to, ker mora nekaj početi s svojim.

Alenka Košir: Ker imam odprt s.p., se mi zdi, da največ časa izgubim s papirologijo oziroma urejanjem vsega, kar prinese s seboj. To je po mojem mnenju občasno tudi nepotrebno, oziroma bi bilo tega lahko manj. Najlaže bi se zato odpovedala temu delu moje službe, najteže pa seveda vodenju VIIT treningov, saj v tem res uživam. Ampak vseeno, dokler časa je moja služba tudi moj hobi, je vse super.

Žiga X. Gombač: Izguba časa zame zagotovo pomeni birokratsko delo. Sem samostojni podjetnik in vse te reči okoli računov, bilanc, so mi strašansko odveč. Meni osebno predstavljajo breme ustvarjalnosti. Temu popolnemu nesmislu bi z veseljem in za vedno pomahal v pozdrav.