Ponedeljek, 16. 3. 2020, 19.20
4 leta, 7 mesecev
Delo od doma: dan si razdelite na 120-minutne segmente
Termometer prikazuje, kako vroč je članek.
Termometer prikaže, kako vroč je članek.
0,79
3
"Verjemite, da boste zmogli. Samo počasi, brez hitenja. V razmerah, kakršne imamo danes, se hitenje ne obnese. Dlje pridete z umirjenim fokusom in zelo jasnimi prioritetami," pravi Meta Grošelj.
Za številne zaposlene je danes prvi dan, ko so zaradi preprečevanja okužb s koronavirusom začeli delati od doma, česar številni morda niso navajeni. Številne družine bodo prvič soočene s kombinacijo dela, šolanja otrok, gospodinjskih opravil, hkrati pa si bodo družinski člani sodelavci kot tudi edina družba. O tem, kako se kar najuspešneje lotiti vsega, kar nas čaka v prihodnjih dneh, smo spregovorili z Meto Grošelj, coachinjo in strokovnjakinjo za upravljanje časa, ki se s svojo družino prav tako loteva enakih izzivov.
Kaj bi o organizaciji časa svetovali zaposlenim, ki zdaj delajo od doma?
Pomembno se je zavedati, da včerajšnji izzivi dela od doma niso identični današnjim. Izguba psihološke varnosti, občutek nemoči in izgube kontrole nad razmerami, to so zelo močne čustvene in mentalne motnje, ki jih ni mogoče ugasniti z daljincem.
Hkrati so doma otroci, ti so lačni pozornosti in pa konkretnih obrokov, ki jih mora nekdo pripravljati. Zato je prva stvar, ki bi jo ljudem svetovala v tem trenutku, naj se najprej uskladijo na družinskem sestanku, prevetrijo prednostne naloge vseh članov tima, si medsebojno razdelijo naloge in opravila, določijo smiselni urnik in tako naprej.
Pomembno si je pomagati, pozitivno komunicirati, se podpirati in spoštovati. Verjamem, da bo marsikatera družina zaradi te izkušnje postala močnejša in bolj funkcionalna.
"Marsikatera družina bo postala še bolj povezana in še bolj funkcionalna."
Bi lahko rekli, da je v stresnih razmerah umestitev gibanja v vsakdan še bolj pomembna?
Imamo srečo, da smo obkroženi z naravo in v teh razmerah naravne danosti lahko izkoristimo. Nakopičeno tesnobo najhitreje in najlažje pokurimo s kratkim 20-minutnim sprehodom. Kaže, da nam bo vsaj vreme malce naklonjeno, da gremo ven, v gozd, pod krošnje dreves, po svež zrak in antioksidante. Če le imate možnost, se gibajte vsak dan – pa četudi na sobnem kolesu pri odprtem oknu.
Dobro je tudi, da se ohrani podobna jutranja rutina. Budilka, obleka, odhod na delo ob isti uri, tudi če se usedemo za domačo jedilno mizo. Ustvarite si specifično delovno okolje, vsaj s škatlo, v kateri so vaše službene stvari. Ko je delo končano, škatlo pokrijete ali pospravite, enako, kot bi zaprli vrata pisarne za seboj.
Bodite kreativni tudi pri izbiri prostora – za delo, za dom, za druženje na e-kavah in družabnih omrežjih. Miza, kavč, postelja. Sidranje prostora je pomembno za občutek spremembe, ki jih bo v dnevih, ki prihajajo, žal premalo.
"Za družine je ta čas zelo velika priložnost, da se povežejo in poglobijo komunikacijo, zaupanje in intimnost. Treba pa je biti potrpežljiv, pripravljen na kompromise, treba je poslušati, paziti na ton glasu in upoštevati vrednost vsakogar."
Katere pa so po vašem mnenju še druge pasti pri delu od doma, ki lahko najbolj vplivajo na našo produktivnost?
Trenutni moteči dejavnik je stres, prav tako strah, ki sproža "beg ali boj" alarme v telesu.
Nekateri ljudje se lahko odzovejo adrenalinsko, z ultrafokusom, ki lahko tudi dolgoročno slabi imunski sistem. Spet drugi se raztopijo na vse konce in kraje, neorganizirano. Ali se boste na razmere, ki jih ne morete nadzorovati, odzvali uspešno ali manj uspešno, je odvisno od tega, kam usmerite svoj fokus.
Usmerjajte ga v produktivne, ne v destruktivne misli. Zavedajte se, da vaše misli vodijo vaša čustva. Nadzorujte misli, naj ostanejo v miselni naravnanosti "GROW", kar pomeni, da verjamete, da se boste prilagodili.
Med motilce bi danes lahko šteli tudi zavedno nekompetenco na številnih področjih. Morda niste tehnični tip, mogoče še niste navajeni na oddaljeno oziroma digitalno komuniciranje s timom, sodelavci, strankami. Na hitro se bo treba marsičesa priučiti, tudi to vzame svoj čas in doda delček stresa.
Verjemite, da boste zmogli. Samo počasi, brez hitenja. V položaju, kakršnega imamo danes, hitenje ni pametno. Dlje pridete z umirjenim fokusom in zelo jasnimi prioritetami.
Meta Grošelj je tudi avtorica knjige Fokus, v kateri je pisala o tem, kako biti kar najbolj učinkoviti pri svojem delu in ohraniti ravnovesje med delom in zasebnim življenjem.
Ob tem bi omenila tudi zanimiv motilec, ki je tišina oziroma pomanjkanje nenavadne akustike pisarne. Klikanje tipkovnic, oddaljeni pogovori kolegov po telefonu. Šklepetanje petk in podplatov med hojo po hodniku.
Sama sem ugotovila, da mi zelo ugaja, če si ob manj produktivnih dnevih prek YouTuba predvajam zvoke pisarne. Tega je na spletu ogromno, predvajate jih brezplačno, zvok pa precej pomaga, da se vaša glava doma počuti tako, kot bi bila v službi.
Kako se z vsemi temi zadevami spopasti, se lahko z vsemi distrakcijami spopademo s kakšnim učinkovitim orodjem? Kako do dobre osredotočenosti na nalogo?
Vsake naloge se lotite posamično, nadzorujte misli, da ostanejo osredotočene na tisto nalogo, ki je trenutno pred vami, toliko časa, da jo pripeljete do konca.
Za produktivnost je ključno učinkovito končati opravila v zastavljenem časovnem okviru. Da pridemo do hitrosti in ustvarjalnosti globokega fokusa, moramo za določen čas pozabiti na vse drugo, na svet okoli nas.
Segmentno osredotočanje bo delovalo tudi zelo pozitivno na vaše notranje stanje. Temu se reče "singletasking" in je znanstveno dokazano učinkovitejše od "multitaskinga". "Singletasking" pomeni, da se za okoli 120 minut osredotočeno posvečate eni sami prednostni nalogi ali projektu in opravljate naloge, povezane samo s tem delom. Medtem umaknete vse distrakcije, kot so novice, družbena omrežja, e-pošta, tudi telefon.
V normalnih razmerah svetujem umik od telefona, danes pa morda ravno obratno, kajti v samoizolativnem položaju je stik z ljudmi izjemno pomemben. Zato imejte telefon blizu in bodite maksimalno odzivni.
Družabna omrežja pa uporabljajte v intervalih – zelo pomembno pa je paziti na vsebino, ki jo spremljate.
Ali je treba čas in naloge, ki se jih bomo v določenem času opravljali, načrtovati? Lahko tudi zgolj sedemo za mizo in delamo, kar nam pride pod roke?
Oboje je v redu, dokler tisto, kar vam pride pod roke, pa če ste to načrtovali ali ne, pripeljete do konca. Najslabše za produktivnost, kot tudi za stres, spanec, skrbi, je beganje od opravila do opravila, ta pri tem puščate neopravljena, povsod pa vam ostaja še malo dela.
Naši možgani imajo neko čudno lastnost, ki jo poznamo pod imenom "cigarnik efekt". To pomeni, da si zapomnimo vse tisto, česar še nismo opravili, veliko bolj, kot si zapomnimo opravljeno delo. Zato končujte, končujte, končujte! Sploh zdaj, kot že tako ne razumemo dobro, kaj se dogaja okoli nas, ohranite vsaj ta košček nadzora in dokončajte opravilo, ki ste ga začeli. Če je preveliko, ga razbijte na manjša, obvladljiva opravila in se lotevajte drugega za drugim, dokler delo ni narejeno.
Kako si torej načrtovati domači osemurni delavnik, za katerega imamo največ možnosti, da ga bomo izpeljali? Kaj se je pri vašem delu in raziskovanju izkazalo za najbolj učinkovito?
Razdelite dan na 120-minutne segmente in v te segmente razdelite tri ključne prioritete dneva – delo, dom, družina.
Pri nas doma je, na primer, 10-letni sin izrazil željo, da bi vsako jutro odigrali eno družabno igro. Meni se sicer zjutraj mudi k računalniku, ampak pomembno se mi zdi prepoznati otrokovo stisko in željo, da bi se razbremenil svojega koščka stresa. Tako si zjutraj naprej vzamemo čas za zajtrk in partijo njegove priljubljene igre.
Potem je čas za 120 minut dela. Za zdaj sta otroka brala knjigo, ker še ni bilo navodil. Naslednjih 120 minut smo šli na sprehod, temu je spet sledilo 120 minut dela in naslednjih 120 minut za kosilo in kratek počitek. Če boste dan razdelili tako, vam bo lažje.
Otrokom je dobro za osredotočanje na naloge, ki jim niso najbolj všeč, postaviti časomerilec in odrediti 10 minut dela, 10 minut igre. Če boste pri tem dosledni, bodo naredili veliko.
"Ustvarite si specifično delovno okolje, vsaj s škatlo, v kateri so vaše službene stvari. Ko je delo končano, škatlo pokrijete ali pospravite, enako, kot bi zaprli vrata pisarne za sabo."
Kako pa naj se spopademo z dolgim seznamom nalog? Kaj narediti, da bo tudi v resnici čim več narejeno?
Včasih je pomembneje vedeti, česa ne narediti. Najprej se odločite, kaj odpade. Kar ni nujno, lahko počaka. Na svoj krožnik si ne naložite preveč, ker je ta že tako ali tako prepoln.
Upoštevajte Paretovo načelo "80 : 20", ki pravi, da je za 80 odstotkov rezultata odgovornih zgolj 20 odstotkov nalog. Izberite torej svojih 20 odstotkov, preostalo pa pustite za kdaj drugič in se raje posvetite sebi in svojim.
Ker naj se ne bi srečevali s prijatelji, znanci in sodelavci, smo zdaj še toliko bolj vezani na telefonske pogovore in družbena omrežja kot kdaj prej, poleg tega na svojih napravah ves čas spremljamo novosti o koronavirusu. Čeprav nam z vseh strani enkrat za spremembo priporočajo aktivacijo družbenih omrežij v zameno za resnične stike, pa je to lahko precej moteče za delovni proces doma. Številni se namreč na delovnem mestu ne javljajo na zasebne telefone, v domačem okolju pa takih omejitev ni. Kako naj se organizirajo, kaj je pomembno pri tem?
"Telefon je danes naše okno v svet in še kako pomembno orodje, ki nas ohranja povezane v obdobju ene od največjih kriz, kar smo jih doživeli."
Res je, telefon je danes naše okno v svet in še kako pomembno orodje, ki nas ohranja povezane v obdobju ene od največjih kriz, kar smo jih doživeli.
Moje mnenje je, naj bomo v tem obdobju visoko odzivni. Sočasno pa si vendarle zastavite nekatere termine v dnevu za konkreten odklop in pa počitek, morda kratek spanec, kratek sprehod, kratek umik v zasebnost, da v miru predelate svoje misli, prehodite občutke, premislite naslednji korak. Takrat naj tudi telefon ostane nekje daleč.
Še posebno družine so se zdaj znašle v položaju, ko se morajo dobro spoprijeti z več vlogami naenkrat, zagotovo bo ta čas zanje najbolj zahteven, so pa verjetno med nami tudi posamezniki, ki dela od doma niso vajeni in so zato morda tudi manj odporni proti raznim motnjam v svojem domačem okolju. Kako naj se spoprimemo z vsemi obveznostmi?
Družine so v tem obdobju naši sodelavci, naš tim. Za družine je ta čas zelo velika priložnost, da se povežejo in poglobijo komunikacijo, zaupanje in intimnost. Treba pa je biti potrpežljiv, pripravljen na kompromise, treba je poslušati, paziti na ton glasu in upoštevati vrednost vsakogar.
Če si doma sam, pa so nove družine lahko tudi sosedje, sostanovalci, bližnji, s katerimi lahko gradite skupnost. Dana nam je priložnost za vrednotenje človeškega stika. Morda se človeštvo iz tega izvleče veliko boljše, veliko bolj povezano, z veliko bolj človeškimi vrednotami.
3