Ponedeljek, 19. 6. 2023, 7.00
3 mesece, 3 tedne
Enostavno uskladite evidence delovnega časa z zakonodajo
20. 5. 2023 je začela veljati novela Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 50/23, v nadaljevanju: ZEPDSV-A), ki posega, spreminja in dopolnjuje področje vodenja evidenc o izrabi delovnega časa.
V nadaljevanju boste spoznali:
- poglavitne novosti, ki jih prinaša novela ZEPDSV-A,
- kako informacijsko podpreti novelo ZEPDSV-A,
- odgovore na poglavitna vprašanja, ki se nanašajo na novelo.
Novela delodajalcem nalaga kar nekaj dodatnih obveznosti, vezanih na vodenje evidence o izrabi delovnega časa, poostrujejo pa se tudi določbe glede sankcioniranja kršitev v zvezi z delovnim časom.
Ključni cilj sprejetih novosti je v zagotovitvi bolj transparentne podlage za učinkovit nadzor nad spoštovanjem zakonskih določb o delovnem času, spoštovanja odmorov, počitkov in preostalih pravic delavcev, vezanih na delovni čas. Urejeno področje delovnega časa in spoštovanje zakonsko predpisanih odmorov in počitkov sta namreč izredno pomembno z vidika obnavljanja fizičnih moči delavca, njegove delovne učinkovitosti ter zagotavljanja varnosti in zdravja pri delu.
Z novelo ZEPDSV-A se natančneje določa, za katere osebe je vodenje evidenc o delovnem času obvezno, kateri podatki morajo biti iz evidence delovnega časa razvidni, in tudi pravica zaposlenih, da so s temi podatki seznanjeni.
Vodenje evidence delovnega časa je postalo obvezno že leta 2006 s sprejemom Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, v nadaljevanju: ZEPDSV) in se do novele ZEPDSV-A še ni spreminjalo ali dopolnjevalo.
Poglavitne novosti, ki jih prinaša novela ZEPDSV-A
Nova definicija pojma delavec
Novela ZEPDSV-A z dopolnitvijo definicije delavca (dopolnjena 9. alineja 2. člena ZEPDSV-A) razširja krog oseb, za katere je podana obveza vodenja evidenc delovnega časa.
Po novem se kot delavec v smislu zakona, poleg oseb, ki so v delovnem razmerju, šteje vsaka oseba, ki na kakršnikoli pravni podlagi opravlja delo pri delodajalcu, pod pogojem, da ga opravlja osebno in je vključena v delovni proces delodajalca ali pretežno uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa uporabnika.
To v praksi pomeni, da je beleženje delovnega časa obvezno tudi za vse študente in honorarne sodelavce, ki delo opravljajo ali prek avtorske ali podjemne pogodbe ipd. – pod pogojem, da omenjene osebe to delo opravljajo osebno, so vključene v delovni proces vašega podjetja ali pri svojem delu večinoma uporabljajo sredstva v lasti podjetja.
Tudi za ŠTUDENTE in DIJAKE je treba voditi evidenco o opravljenih urah.
Posebno pozornost je pri tem treba nameniti tudi osebam, ki delo opravljajo prek s. p., se pa pri tem vključujejo v delovni proces delodajalca ali pa uporabljajo njegova sredstva.
Podrobnejša evidenca o izrabi delovnega časa
Dopolnjeni 18. člen ZEPDSV-A je razširil obstoječi obseg podatkov, ki jih je treba dnevno vpisovati v evidence o delovnem času.
Popolna in zakonsko skladna evidenca delovnega časa mora po novem vsebovati naslednje podatke (podatki od vključno 8. točke naprej so novi podatki):
- Podatke o številu ur.
- Skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa.
- Opravljene ure v času nadurnega dela.
- Neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila.
- Neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov, z oznako vrste nadomestila.
- Neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače.
- Število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa.
- Čas prihoda na delo in čas odhoda delavca z dela.
- Izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom.
- Opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo).
- Opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času.
- Tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.
Po noveli ZEPDSV je treba evidentirati ure, ki so nastale v MANJ UGODNIH POGOJIH DELA (izmensko, nočno, praznično ...).
Obvezna hramba evidenc o delovnem času
Novela ZEPDSV-A v novem, petem odstavku 19. člena, izrecno zahteva, da mora delodajalec evidence o izrabi delovnega časa hraniti na svojem sedežu ali na kraju opravljanja dela delavca.
Pri tem se še opozarja, da se evidence o izrabi delovnega časa hranijo kot listina trajne vrednosti, kar pomeni, da njihovo uničenje ni dovoljeno.
Obvezno vodenje evidence delovnega časa na elektronski način
Na podlagi novega 19. a člena bo lahko nadzorni organ, v primeru ugotovljenih kršitev, vezanih na delovni čas, delodajalcem naložil obvezo elektronskega vodenja evidence delovnega časa. Elektronsko vodenje evidence delovnega časa bo torej obvezno za delodajalce kršitelje, ki jim bo izrečena pravnomočna globa zaradi kršitev zakonskih določb delovnega časa ali/in vodenja evidenc o izrabi delovnega časa. Obveznost elektronskega vodenja evidenc iz novega 19. a člena zakona se uporablja za prekrške, storjene po 20. 5. 2023.
Elektronsko vodenje evidenc delovnega časa je obvezno samo v primeru UGOTOVLJENIH KRŠITEV, vezanih na delovni čas, storjenih po 20. 5. 2023.
Predlog za elektronsko vodenje evidence delovnega časa lahko delodajalcu podajo tudi zaposleni, in sicer prek sindikata ali sveta delavcev (19. b člen ZEPDSV-A). Delodajalčeva dolžnost je, da se do predloga opredeli (v 30 dneh). Če predlog zavrne, mora podati pisno utemeljitev in o zavrnitvi obvestiti Inšpektorat RS za delo.
Določitev glob in sankcij
Sankcioniranje in višino glob za kršenje določb o vodenju evidenc delovnega časa urejajo spremenjeni 23. člen ZEPDSV-A ter nova člena 23. a in 23. b. Globe za prekrške v zvezi z vodenjem evidenc delovnega časa so določene v razponu od 1.500 do 20.000 evrov (za manjše delodajalce in s. p. nižje). Za kršitve v zvezi z elektronskim vodenjem evidenc delovnega časa so globe višje, in sicer od 3.000 do 20.000 evrov.
Novost je tudi možnost sankcioniranja odgovornih oseb delodajalca. Slednjim se lahko dodatno naloži plačilo globe od 150 do 2.000 evrov. Za ugotovljene kršitve v zvezi z elektronskim vodenjem znašajo globe za odgovorne osebe od 300 do 2.000 evrov.
Zakaj bi tvegali? Izognite se kazni in komplikacijam ter si enostaven sistem za beleženje delovnega časa zaposlenih uredite že sedaj.
Naložite si vodič, ki vključuje celovit pogled na moderno elektronsko evidenco delovnega časa.
Kako informacijsko podpreti novelo ZEPDSV-A?
Novela ZEPDSV-A razen v izjemnih primerih ne zahteva elektronskega vodenja evidenc delovnega časa. Vsekakor pa elektronska evidenca pomeni, da gre podjetje v korak s časom na področju višje produktivnosti dela. Z elektronsko evidenco delovnega časa odpravljajo ročno beleženja podatkov ter dosegajo višjo raven skladnosti z obstoječo zakonodajo.
Informacijska podpora evidentiranje delovnega časa prinaša:
- večjo verodostojnost podatkov (revizijska sled),
- lažjo dokazljivost avtentičnosti (brez ponarejanja podatkov),
- večjo pravno varnost v postopkih na sodišču,
- poenostavljen način vodenja evidenc,
- prihranek pri času oz. izboljšane procese dela,
- hitrejši obračun plač in lažje zaključevanje evidenc delovnega časa,
- poročila in analitiko v realnem času.
VIDEO: Informacijska podpora novega zakona ZEPDSV
Pogosta vprašanja in odgovori, vezani na novelo ZEPDSV-A
Kako je z beleženjem odmorov za malico?
Na podlagi dopolnjenega 18. člena ZEPDSV-A je postalo evidentiranje izrabe odmora med delovnim časom zakonska obveza. Zakon izrecno ne zahteva evidentiranja začetka in konca odmora, temveč morata biti iz evidence razvidna izraba in obseg izrabe odmora.
Bistveno torej je, da iz evidence izhaja, da je delodajalec delavcu zagotovil odmor v obsegu, ki mu pripada (dolžina odvisna od časa, prebitega na delu).
Če delavec dela 8 ur na dan, ima na podlagi 154. člena ZDR-1 pravico do odmora, ki traja 30 minut. Če delavec dela manj ali več, mu je treba odmor sorazmerno skrajšati oziroma podaljšati.
Če delovni proces to omogoča, lahko delodajalec v internih pravilnih določi fiksni čas koriščenja odmora med delovnim časom in temu primerno potem uredi tudi vpis v evidenci o izrabi delovnega časa.
Vpis podatka o izrabi odmora med delovnim časom predstavlja večji izziv, če delavci odmor koristijo v različnih terminih ali v več delih. V teh primerih je treba pravila izrabe natančno določiti z zaposlenimi, torej, v koliko delih se lahko koristi, kako bodo zaposleni to evidentirali ipd.
Naložite si vodič, ki vključuje celovit pogled na moderno elektronsko evidenco delovnega časa.
Ali mora delodajalec zagotoviti vpogled v evidenco delovnega časa?
Da. Delavci imajo na podlagi dopolnjenega 19. člen ZEPDSV-A sedaj pravico, da od delodajalca enkrat tedensko zahtevajo pisno seznanitev s podatki iz evidence o delovnem času. Če je pri delodajalcu uveden elektronski sistem evidentiranja, je obveznost seznanitve izpolnjena, če se delavcu zagotovi neposredni elektronski dostop do podatkov.
Zakon uvaja tudi novo zahtevo za delodajalce, ki so na podlagi četrtega odstavka 19. člena ZEPDSV-A sedaj dolžni delavce mesečno pisno obveščati o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa, in sicer najkasneje do konca plačilnega dne za pretekli mesec. Pisno obvestilo (torej pisni izpis mesečne evidence) se lahko delavcem pošlje tudi po elektronski pošti na službeni elektronski naslov delavca.
Za izpolnitev obveznosti podaje pisnega obvestila o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa iz četrtega odstavka 19. člena ZEPDSV-A (obveščanje in seznanitev delavca o podatkih iz evidence tega zakona) se šteje tudi neposredni elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec. Delavec neposredni elektronski dostop uresničuje brez prisotnosti delodajalca.
Za izpolnitev obveznosti podaje pisnega obvestila o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa se šteje tudi NEPOSREDNI ELEKTRONSKI DOSTOP delavca do evidence.
Kako je z beleženjem delovnega časa pri delu od doma?
Tudi za osebe, ki jim delodajalec omogoča opravljanje dela od doma, je evidentiranje delovnega časa obvezno.
So pa slednji lahko, na podlagi 157. člena ZDR-1, če je to dogovorjeno v sklenjeni pogodbi o zaposlitvi, bolj samostojni pri razporejanju delovnega časa.
Za osebe, ki jim delodajalec omogoča opravljanje DELA OD DOMA, je evidentiranje delovnega časa obvezno.
Kako je z beleženjem nadur?
Beleženje ur, ki so opravljene v okviru odrejenega nadurnega dela, je obvezno že sedaj, novela ZEPDSV-A na tem področju ne prinaša sprememb. Nadure so ure, ki jih zaposleni izjemoma opravijo nad svojo redno delovno obvezo (pri enakomerni razporeditvi nad 40 ur), odredijo se lahko samo v primerih in pod pogoji, ki jih določa 144. člen ZDR-1 ali KP. Za nadurno delo zaposlenim pripada dodatek. Lahko pa zaposleni koristijo ure v razmerju 1:1 ob hkratem izplačilu dodatka za nadurno delo
Naročnik oglasnega sporočila je ŠPICA INTERNATIONAL D.O.O.
