10 slabih pripomočkov ali navad, ki škodijo vašemu podjetju

Slaba pisarniška oprema vašemu podjetju lahko povzroči več škode kot koristi

Vsaka pisarna potrebuje kakovostne osnovne pripomočke, ki bodo omogočali organizirano, učinkovito in hitro delo. Kdaj ste nazadnje posodobili vašo pisarno z opremo, ki vam to tudi omogoča? Če svojo pisarno prepoznate v spodnjih opisih, je čas, da si vzamete čas in jo opremite s ključnimi elementi za uspešnost vašega podjetja.

1. Nered na pisarniški mizi

V pisarni miza predstavlja t. i. ukazni center. Od tam vodimo večino svojega dela. In vsi uspešni podjetniki vedo, da dobra organiziranost mize močno poveča delovno učinkovitost. Če se boste v vašem podjetju držali naslednjih pravil, bo delo opravljeno hitreje in bolje. Kaj naj bo na vsaki pisarniški mizi?

- Registrator: Da bodo imeli zaposleni urejene dokumente, naj jih uredijo v več map po različnih temah. Prostor za registrator naj bo levo od zaslona računalnika. - Računalniški zaslon in tipkovnica: Zaslon naj bo na sredini mize, pri tem je pomembno, da je dovolj oddaljen od oči. - Telefon: Desno od zaslona naj bo telefon, tako bo vedno hitro na dosegu roke. - Spomini na domače: Za delovni zagon je dobro, da imajo zaposleni na pisarniški mizi kakšno fotografijo družine ali izdelek otrok, a naj tega ne bo preveč. Naj delovno mesto ne postane preveč osebno. - Pisala in drugi pisarniški pripomočki: Vsaka pisalna miza potrebuje osnovne pripomočke za pisanje, a dovolj je le nekaj kemičnih svinčnikov in barvic. Pomembneje je, da so ti urejeni in ne ležijo po celotni mizi. - Prazen prostor: Na mizi naj bo vedno nekaj praznega prostora, kamor se odlagajo stvari, ki jih trenutno uporabljamo: koledarček, zapiski, beležka, lističi z opomniki …

2. Slab pisarniški stol

Zaposleni ne bodo ravno učinkoviti, če jih bo zaradi slabega stola bolel hrbet. Tako se ne bodo osredotočali na delo, temveč na bolečine. Pisarniški stol mora biti kakovosten. Nudi naj dobro oporo, udobje in spodbuja pravilno sedenje. Naj bo na koleščkih, z nastavljivo višino, prav tako naj bodo nastavljiva naslonjala za roke in hrbtna opora.

3. Prepočasen računalnik

Večina dela v pisarni poteka na računalniku, zato naj ta ne bo počasen, saj bo to zaviralo delo. Poskrbite, da bodo vsi računalniki hitri, in sproti posodabljajte programe. Delo bo še hitreje, če bodo na računalnikih urejeni namizje in podmape, tako bodo zaposleni hitro našli dokumente.

4. Slab telefon

V službi opravimo veliko telefonskih klicev. Zelo moteče za sogovornika je, če ne sliši dobro in če prekinja zveza, zato poskrbite, da bodo službeni telefoni omogočali tekoče pogovore. Poleg teh naj bodo adresarji s pomembnimi telefonskimi številkami, da iskanje kontaktov vsakič znova ne bo vzelo preveč časa.

5. Počasen in nekakovosten tiskalnik

Ponavadi en tiskalnik uporablja več sodelavcev. Da ne bo nastala prevelika vrsta v čakanju na dokumente, naj bo tiskalnik v pisarni hiter. Pomembno je tudi, da ta natisne kakovostne dokumente, tako bodo primerni za arhiviranje, pa tudi primerneje bo, če jih bo v roke dobil poslovni partner. Vsako podjetje poskuša znižati stroške, zato se pred nakupom pozanimajte, ali je tiskalnik varčen.

Kakšne so navade vaših zaposlenih

Seveda je res, da bo dobro opremljena pisarna izboljšala učinkovitost vašega podjetja, a kar zares šteje, so ljudje, s katerimi delate.

1. Glasnost

Delo z več ljudmi v pisarni je bolj spodbudno, vseeno pa včasih lahko postane precej glasno. Sodelavci seveda nočejo izpasti tečni, zato se ne pritožujejo, pa vendar jih to moti pri delu. Rešitev so slušalke, ki naj jih ima vsak zaposleni, da se lahko izolira in dela v miru.

2. Nered

Pospravljena pisarna je osnova za učinkovito delo, saj se večina ljudi v neredu težko zbere. Postavite pravila, da vsak sodelavec pospravi svoje stvari, ko zapusti pisarno. Če eno mizo in računalnik uporablja več ljudi, naj po končanem delu to tudi obrišejo s krpo z razkužilom.

3. Zamujanje v službo

Če en sodelavec vedno zamuja, bo to zmotilo preostale. Zakaj si lahko eni dovolijo več kot drugi? Da zamujanje ne bo povzročilo slabe volje, vzpostavite disciplino. Seveda se zgodi, a če je to vsak dan, ne gre več za naključje.

4. Zamujanje rokov

V pisarni si razdelite delo, nato pa poskrbite, da bo vsak izpolnil svoje naloge. Ni pošteno, da nekdo pri rokih vedno zamuja. Tako bo delo steklo lažje in med sodelavci bodo boljši odnosi.

5. Obrekovanje

Obrekovanje na delovnem mestu je strogo prepovedano. Ni nujno, da so vsi zaposleni prijatelji, a med njimi naj vladata profesionalen odnos in spoštovanje. Če se bo nekdo v službi počutil slabo, bo namreč zelo slabo delal in bo tudi večkrat zbolel.