"Vodja mora več poslušati kot govoriti"

Meta Grošelj je trenerka za upravljanje časa in energije. Kot trenerka, blogerka, pisateljica in mentorica pomaga posameznikom dvigniti učinkovitost upravljanja virov, kot so čas, energija, sreča – vsa ta znanja pa združuje pod blagovno znamko Četrta Dimenzija.

Kako si organizirati čas, da nam ga ne zmanjka v delovnem tednu?

Problematika organizacije časa je danes še kako aktualna. S časom moramo ravnati podobno, kot vodimo druge resurse, energijo ali denar. Pomembno ga je vlagati v aktivnosti, ki nam zagotavljajo najvišje donose.

V vsakdanjem jeziku govorimo o prioritetah, pri tem pa se pogosto dogaja, da ljudje jemljejo za prioriteto vse, kar se znajde pred njimi in težko odločajo o tem, kaj je res pomembno in nujno in kaj lahko - ali pa celo mora počakati.

Če imate omejeno količino denarja, boste premislili, kaj vse boste zložili v nakupovalni voziček, pri času je enako. Omejen je na samo 24 ur na dan. Zato moramo zelo strateško razmišljati o tem, čemu rečemo JA in čemu NE. Nenazadnje smo omejeni tudi z notranjo močjo in energijo -  "skurjeni" in nezavzeti delamo z močno zmanjšano kapaciteto.

Kako mora vodja/direktor organizirati timsko delo, da je podjetje uspešno?

Časovno gledano mora biti dober vodja sam izjemno dobro organiziran, saj se zaposleni vedno zgledujejo po njem. Če je vodja jasen in ne krati časa s sprenevedanjem in je tako rečeno "mož besede", potem bo zaposlene tudi vključeval v procese odločanja o ciljih, vsebini in o rokih. Časovna pravila se bodo v tem primeru timsko postavljala. Zaposleni jih bodo spoštovali kot "svoj" način dela. Pripravljeni bodo tudi na hitre akcije in nadure, ko bo to potrebno - zavzetost namreč ne pozna časovnih omejitev.

Če je vodja slabo organiziran, tim dodatno obremenjuje s samim sabo, kar pa močno vpliva na notranjo motivacijo ljudi. Zaposleni pogosto prej kot vodja sam opazijo njegov organizacijski manko, ki ga vračajo z nesoglasji, neodzivnostjo in nejevoljo. Če se zaposlenemu zdi, da svojih standardov kakovosti ne more dosegati, obupa. Postane apatičen, neodziven. Takrat se ljudje tudi hitro začnejo spraševati o denarju, ki sicer ni ključni motivator. A če drugi osebni cilji padejo, pride na vrsto ta cilj, ki je na primer nekje osmi na lestvici motivatorjev za dobro delo.

Največja poslovna in networking konferenca v Sloveniji NetPRO bo letos 20. oktobra. Foto: Matej Leskovšek

Kaj mora vodja/direktor prebuditi v zaposlenem, da bo ta delal dobro?

Prebuditi mora zavzetost. Za zavzetost je izjemno pomembno vključevanje v procese odločanja. Preprosto povedano: vodja mora več poslušati kot govoriti. Takoj ko zaposleni ključno prispeva k odločitvi - s svojo vsebino -, takrat cilj, kot tudi celoten delovni proces, sprejme za svojega lastnega. Takrat se časovne omejitve zlomijo.

Ljudje so pripravljeni v doseganje svojih ciljev vlagati dvakrat, trikrat več časa in energije kot v doseganje ciljev drugih ljudi. Zavzetost namreč dvigne na površje hrepenenja po osebni odličnosti, ki je v bitki s časom nepremagljiva sila.

Ali v službi premalokrat ali prevečkrat rečemo ne? Zakaj je tako?

Pri besedi "ne" ni bistvena kvantiteta, bistveno je tisto, kar tej besedi sledi. Lahko rečemo ne - tega ne bom naredil, ali pa rečemo ne - to bom naredil drugače, bolje. Vodje načeloma nimajo nič proti tej besedi, če pride v tandemu z rešitvijo. Imamo pa vsi težavo s to besedo, če predstavlja neko oviro, nek upor.

Izrečena premalokrat pomeni, da se zaposleni premalokrat vprašajo, kako bi kaj izboljšali. Tudi v tem je težava. Če ne dovolimo nestrinjanja, tudi ne bomo deležni konstruktivnih predlogov. Dialog mora biti dvostranski.

Kako pomembni so odnosi znotraj kolektiva v podjetju?

Odnosi so za rast in razvoj podjetij bistveni. Ne rastejo namreč podjetja, rastejo ljudje, ki gradijo podjetja. Za rast pa potrebujemo dobre pogoje, se pravi, organizacijsko klimo, ki omogoča ljudem učinkovitost. Ljudje črpajo energijo drug od drugega, tega nikoli ne smemo pozabiti. Lahko črpajo pozitivno ali pa negativno. Ne verjamem, da obstaja tretja opcija.

Je smiselno podaljševati delavnike in delati tudi od doma ali je bolje, da je urnik točno določen?

Ja. Definitivno je bolje, ko je urnik zelo jasen in točno določen. To pa še ne pomeni, da je totalno tog in rigiden. Fleksibilnost ima namen v tem, da vsak posameznik dobi možnost disciplino prilagajati sebi in svojim razmeram.

Na primer - nekdo potrebuje 20 min do službe, nekdo drug 45. Morda bosta vstajala ob različnih urah zaradi potreb otrok, staršev. Ko pa se enkrat človek odloči, se mora tega držati.

Največ stresa si ljudje kreirajo sami, ko hodijo na delo pozno in delajo pozno, ob različnih urah. Enako kot jim nihajo časovni okvirji, jim začne nihati tudi razpoloženje, saj tudi telo ne ve, kaj lahko pričakuje, na kaj naj se pripravlja. Morate vedeti, telo začne proces prebujanja približno 20 minut preden ste si vi navili budilko - če jo navijete vsak dan ob isti uri. Disciplino potrebujete zaradi telesa. Brez discipline ga boste močno utrudili.

"Definitivno je bolje, ko je urnik zelo jasen in točno določen."

V modernem svetu se vse dogaja hitreje. Kako se uspešno spopasti s stresom?

Pri mojem delu s (pre)zaposlenimi ljudmi pogosto opažam, da manjka discipline ne le znotraj delovnika, predvsem ljudje zapostavljajo prosti čas oz. tako imenovano brušenje sekire. Drevo hitreje posekaš z nabrušeno sekiro kot pa s topo, utrujeno sekiro, ki je neprespana, lačna hrane in socialnih stikov.

Ko s posamezniki planiramo njihovo leto, najprej začrtamo vse termine počitnic. In jih tudi splaniramo! Kam boste šli? Kaj si boste ogledali? Kje, kdaj, s kom boste uživali? Mnogim je to smešno, saj niso navajeni razmišljati na ta način - a deluje! Zatem začnete zares postavljati akcijske cilje in planirati delo. Bo treba zavihati rokave - a s tem ni nič narobe.

Težava s hitrostjo je samo takrat, ko izgubiš perspektivo ali, lahko bi celo rekli upanje, da se boš nekoč ustavil in zadihal. Da imaš sploh to možnost umirjanja. Tak način razmišljanja vodi v izgorelost zaradi stresa. Če glava ne bo planirala počitnic, jih bo splaniralo telo - po možnosti takrat, ko glavi to ne bo ustrezalo.

Pa smo tam. Pri mojem govoru na NetPro konferenci, kjer bom govorila o tem, da si je najprej treba zastaviti vprašanje, čemu vsemu bomo rekli jasen in glasen JA! In ko vemo, kaj vse je naš JA, takrat začnemo zares investirano živeti. Takrat z lahkoto ocenimo, čemu rečemo bomo pač rekli ne. In začnejo se dogajati čudeži.