Najpogostejše težave z informacijsko tehnologijo

V teh časih se zaradi vedno večjih količin podatkov in visoko kompleksnih tehnologij poslovni procesi spoprijemajo s celo vrsto izzivov. Ker je delo zaposlenih vedno bolj mobilno, se zaostrujejo tudi varnostni standardi. Skupaj s tem se morajo različni informacijski sistemi ter vsebinske in podatkovne baze kar naprej posodabljati in izpopolnjevati.

Podjetja lahko veliko pridobijo, če pravočasno poskrbijo za nemoteno delovanje informacijske tehnologije, ki je lahko kot dobro naoljen stroj. To nam daje moč za delo in nas povezuje. Konica Minolta s svojimi IT-storitvami podjetjem lahko pomaga, da kar najbolje izkoristijo digitalno transformacijo, ki je obvezna za povečanje oziroma ohranjanje konkurenčnosti.

Če se pripravimo na vse scenarije v zvezi z našim informacijskim okoljem, se lahko brezskrbno posvetimo delovnim nalogam.

Ključni dejavniki za uspeh informacijske tehnologije v podjetju:

Varnost: rešitve podjetja Konica Minolta so centralizirane ter ponujajo stalno podporo in upravljanje.

Sodelovanje: z avtomatizacijo procesov podjetje lahko prihrani petino več časa, ki ga lahko nameni povezovanju in komunikaciji.

Mobilnost in fleksibilnost: kar 73 odstotkov majhnih podjetij že uporablja storitve v oblaku.

Kompleksnost zadev: upravljanje informacijske tehnologije je kompleksna naloga, zato jo 51 odstotkov majhnih podjetij zaupa strokovnjakom iz tretjih podjetij.

Koliko stane neurejena informacijska tehnologija?

Če se neko podjetje samo ukvarja z reševanjem težav z informacijsko tehnologijo, porabi kar 41 odstotkov časa za odpravljanje teh težav. Njihova učinkovitost se zmanjša za 37 odstotkov, stroški za popravilo napak se povečajo za kar 35 odstotkov, medtem ko se zniža tudi kakovost opravljenega dela, in sicer za kar 35 odstotkov. Ocenjujejo, da gre kar 56 odstotkov proračuna, namenjenega informacijski tehnologiji, za reševanje IT-težav.

Šest najpogostejših težav z informacijsko tehnologijo:

• strojna oprema ne deluje (27 %),
• administratorski IT-problemi (24 %),
• zastarela programska oprema (24 %),
• varnostna tveganja (23 %),
• slaba spletna povezava (20 %),
• odpoved strežnika (20 %).

Konica Minolta je med svojimi uporabniki izvedla zanimivo anketo in ugotovila, da je kar 95 odstotkov podjetnikov zadovoljnih s trenutnimi IT-rešitvami, hkrati pa priznavajo, da so se morali sprijazniti s celo vrsto velikih izzivov.

Namesto da bi informacijska tehnologija delala za nas in nam olajšala poslovanje, se potem zaposleni ukvarjajo z reševanjem težav na tem področju. Kako narobe in neproduktivno! Podjetja bi vsak mesec lahko prihranila kar 15 delovnih ur, če bi imela prave IT-rešitve.

Izziv #1: preveč papirne dokumentacije in ročnega dela

Vodenje papirne dokumentacije je eno najmanj priljubljenih opravil pisarniškega dela. Optično branje neskončnih dokumentov, pretipkavanje natisnjenih datotek, ročno prevajanje in pretvarjanje datotečnih oblik so med najbolj zamudnimi procesi. Konica Minolta te izzive naslavlja z rešitvami za avtomatsko prepoznavo vsebine Abbyy kot samostojno rešitev ali pa v povezavi z dokumentnim sistemom M-Files.

• Večina organizacij uporablja štiri ali več repozitorijev za shranjevanje in upravljanje vsebine v kompleksnih hierarhijah map. Posledično 46 odstotkov pisarniških delavcev pravi, da je iskanje dokumentov, ki jih potrebujejo, zahtevno in dolgotrajno. M-Files organizira vsebino glede na tip vsebine in ne glede na lokacijo. Lahko se celo povežete z obstoječimi mrežnimi mapami in sistemi ter jih z vgrajenim AI naredite inteligentnejše, saj M-Files samodejno kategorizira in varuje informacije.

Izziv #2: varnost

Tveganje kršitev varnosti podatkov je resna težava za številna podjetja, saj te kršitve škodujejo financam in splošnemu ugledu podjetij.

V družbi Konica Minolta se zavedajo, da je zaščita podatkov ključnega pomena za podjetje. Zato njihove večfunkcijske naprave bizhub vsebujejo najvišjo raven varnosti, s storitvijo bizhub SECURE pa zagotovijo dodatno celovito zaščito in preprečijo krajo podatkov brez motenja pretoka podatkov v pisarni.

Storitev bizhub SECURE omogoča:

• spremembo skrbniškega gesla,
• šifriranje celotne vsebine trdega diska naprave bizhub,
• generiranje varnega alfanumeričnega gesla za zaklep trdega diska naprave bizhub,
• odstranitev vseh sledi podatkov, celo po njihovem izbrisu, s prepisom začasnih podatkov,
• časovno nastavitev večfunkcijske naprave bizhub za samodejno brisanje gradiva, shranjenega v elektronskih mapah.

Izziv #3: kako ročne procese digitalizirati

Ni ročnega procesa, ki se ga ne bi dalo digitalizirati.

• K2 je programska platforma za izdelavo aplikacij in upravljanje poslovnih procesov, ki vključujejo obrazce, delovne tokove, podatke in poročila. K2 omogoča prenos upravljanja procesa na sistem, ki zagotovi transparentno, standardizirano in hitrejše poslovanje.