Kako učinkovito odgovarjati na elektronsko pošto

Če na delovnem mestu večino časa preživite pred računalnikom, je skoraj najverjetneje, da med tem neprestano spremljate tudi dogajanje v svojem elektronskem nabiralniku. Medtem ko morda delate nekaj drugega, vas lahko zmoti nova elektronska pošta.

Ste med tistimi, ki takoj za nekaj minut prekine tekoče delo in odgovori na sporočilo? Nato pa spet in spet preverjate, ali ste že prejeli odgovor oz. neprestano spremljate, kdaj boste dobili povratno informacijo, za katero ste vprašali pred kakšnimi petimi minutami?

Hitri elektronski odgovori so (marsikdaj) resda zlata vredni, še posebej, ker se včasih zgodi, da pošiljatelj odgovora ne prejme nikoli, pa vendar … Kot kaže najnovejša kanadska raziskava, neprestano spremljanje elektronske pošte povečuje stres.

Zato je bolje, da tudi za pregledovanje elektronske pošte vzpostavite določen sistem.

Elektronska sporočila enkrat na dan Na računalniku ali na pametnem telefonu lahko tako večkrat na dan le na hitro pregledate, kaj se dogaja v vašem e-nabiralniku. Prejete pošiljke resda sproti spremljate, vendar pri tem tudi takoj ugotovite, ali gre za nujne in prednostne stvari.

Na te se odzovete takoj, ko lahko, preostala sporočila pa naj počakajo na konec tekočega dela. Nanje lahko odgovorite na koncu ali začetku delovnega dne. Na ta način ne boste vsakih nekaj trenutkov po nepotrebnem prekinjali dela, vzpostavili boste sistem, zaradi katerega boste bolj učinkoviti tudi pri odgovarjanju na e-sporočila.

Elektronska pošta za jedrnato komunikacijo Elektronska pošta je bolj ali manj namenjena hitri komunikaciji. Ko je o stvareh treba razmisliti, se o njih pogovoriti in se za kaj odločiti, je bolje, da to storimo po telefonu ali v živo. Zato je v teh primerih bolje kot odgovoriti na prejeto elektronsko sporočilo, dvigniti telefon ali pa se dogovoriti za srečanje.

Razvrščanje elektronske pošte Glede na število elektronskih sporočil, ki jih vsak dan prejmemo, je najbolje, da si naredimo pregledne kategorije, v katere nato sistematično razvrščamo prejeta sporočila. Tako imamo dober pregled nad tem, komu smo že odgovorili in komu še moramo, pa tudi kaj smo se dogovorili, kaj moramo storiti in podobno.