Sreda, 29. 5. 2019, 7.00
9 mesecev, 1 teden
Se društva lahko ukvarjajo s svojim poslanstvom?
Podjetniki in društva morajo biti precej iznajdljivi, da se brez večjih napak znajdejo v kopici dokumentov, računov, nalog in poštnih pošiljk.
Osnovna značilnost društev je, da gre za prostovoljno neprofitno sodelovanje članov, ki pa morajo delovati v skladu z zakonodajo o društvih, imeti vse predpisane organe in urejeno računovodstvo.
Tudi društva se ukvarjajo z več vrst dokumentacije, kot so prejeta in izdana pošta, zapisniki o sestankih, zborih, skupščinah, zapisniki posameznih organov društva, statut in pravilniki, seznami članstva, računovodska dokumentacija in podobno.
Klasičen način vodenja dokumentacije je problematičen, saj so člani v prostorih društva le občasno, ista dokumentacija pa mora biti načeloma vedno dostopna različnim organom društva in posameznim članom.
Računalniška tehnologija tudi društvom načeloma močno olajša poslovanje, da se lahko z vsem srcem ukvarjajo s svojim poslanstvom. Z računalništvom v oblaku se je pojavila tehnična možnost, kako transparentno voditi to dokumentacijo na način, da je ta vedno na voljo tistim članom društva, ki jo glede na svojo vlogo v društvu potrebujejo, kadarkoli in od koderkoli.
Tudi humanitarna društva se ukvarjajo z računovodstvom
Med društvi, ki so spoznali vse prednosti uporabe učinkovite poslovne programske opreme PRO.4, so tudi klubi Lions. V Sloveniji je trenutno 1.450 članov, organiziranih v 57 klubov Lions. Nekateri med njimi so pridobili status humanitarne organizacije. Vsi klubi Lions pa so povezani v Zvezo Lions klubov Slovenije (Distrikt 129) ter v svetovno zvezo LCI (Lions CLubs International).
Osnovni cilj lionizma je pomagati vsem, ki so pomoči potrebni. Ustvarjati in krepiti duha sporazumevanja med ljudmi vsega sveta za človekoljubne potrebe in prostovoljno pomagati v ožjih in širših skupnostih.
Ne glede na to, ali so klubi humanitarni, morajo voditi računovodstvo po predpisih o društvih in morajo ločevati pridobitno in nepridobitno dejavnost. Že nekaj let kar nekaj klubov uporablja programsko opremo podjetja Pro-bit programska oprema.
Gre za programsko opremo v oblaku, ki omogoča vodenje prejete in izdane pošte, vodenje zapisnikov zborov in skupščin, hranjenje vse dokumentacije v oblaku, računovodstvo in fakturiranje.
S programsko opremo lažje vodenje osebnih podatkov
Leta 2018 pa je podjetje Pro-bit programska oprema izdelalo tudi modul za vodenje soglasij članov v skladu z direktivo GDPR. Dejstvo je, da klubi, Distrikt 129 in LCI zbirajo osebne podatke o članih, jih obveščajo o delovanju klubov na vseh ravneh, vodijo elektronski imenik vseh članov, ki je na voljo vsem članom, in objavljajo fotografije članov na spletnih straneh in v raznih publikacijah.
Za vse te aktivnosti so zahtevane privolitve članov, ki so se zbrale večinoma elektronsko. Vsak član ima pravico, da za določeno postavko soglasja privolitve ne da, deležniki, ki komunicirajo s člani, pa morajo to upoštevati, se pravi, da jim morajo biti na avtomatiziran način dostopni podatki o privolitvah.
Hkrati lahko člani sami ažurirajo svoje osebne podatke (če so se recimo preselili) ali pa izbrišejo tiste dodatne osebne podatke, ki jih ne želijo deliti z drugimi (poklic, zaposlitev …). Hkrati imajo dostop do elektronskega imenika sočlanov društva, ki so dovolili objavo svojih podatkov v tem imeniku, ki je seveda zaprt za preostalo javnost. Zelo pomembna je stalna povezava med uradno spletno stranjo zveze Lions društev in aplikacijo v oblaku, ki sta med seboj povezani.
Aplikacija nam omogoča, da se posvečamo poslanstvu
-
Miroslav Kvas, guverner Lions Distrikta 129
"Z uporabo Pro-bitove rešitve v oblaku že več let učinkovito vodimo poštno knjigo s potrditvami odgovornih oseb, hkrati pa v sistem dajemo tudi vse preostale dokumente, kot so pogodbe, zapisniki in drugo. Vsi dokumenti so osebam, ki imajo pooblastila, dostopni kadarkoli in kjerkoli, tudi z uporabo na mobilnih napravah." - "Izvajanje uredbe GDPR je bilo učinkovito in hitro rešeno s sprejetjem ustreznega pravilnika in zbiranjem elektronskih soglasij z aplikacijo PRO.4, tako da s tem nismo imeli dodatnega dela in skrbi in se tako lahko še v večji meri posvečamo humanitarni dejavnosti."
Programska oprema mora podpirati delovne procese
V učinkovito poslovno programsko opremo mora biti namreč vključena tudi podpora procesom, kot so vodenje projektov, krogotoki dokumentacije, CRM, upravljanje kvalitete in tveganj ter vodenje soglasij v zvezi z GDPR.
Nova generacija poslovne programske opreme PRO.4 deluje v spletnem brskalniku z možnostjo uporabe v oblaku.
Primerna je za mala, srednja in velika podjetja, za vodenje ekip v podjetju, projektno delo (ang. project management) ter upravljanje dela in nalog posameznikov. Zelo učinkovita je tudi za vodenje prodajnih aktivnosti in priložnosti.
Programska oprema PRO.4 olajša delo računovodskih servisov, odpravlja dvojno delo z vnašanjem in pretipkavanjem podatkov strank ter s tem zmanjša verjetnost človeške napake.
Z njo si lahko močno olajšajo poslovanje tudi društva.
Na voljo so različice za društva:
- PRO.4 DRUŠTVO MINI
- PRO.4 DRUŠTVO START
- PRO.4 ME DRUŠTVO KLASIK
- PRO.4 DAVČNA BLAGAJNA
Ostale različice za podjetja:
- PRO.4 ME (za mala in srednja podjetja ter samostojne podjetnike)
- PRO.4 US (za oddelke ali timsko delo)
- PRO.4 ACC (za računovodske servise)
- PRO.4 ERP (za srednja in velika podjetja)
Več na spletni strani
Programske rešitve, ki so nam pisane na kožo
Podjetje Pro-bit programska oprema d. o. o. že 30 let skrbi, da delo poteka tako, kot mora. Ukvarja se z izdelavo poslovne programske opreme in prisega na osebni pristop ter učinkovito premagovanje poslovnih izzivov.
Njihove rešitve poskrbijo, da so med seboj povezani popolnoma vsi procesi v podjetju.
So vodilni ponudnik programskih rešitev za vse, ki si želijo nekaj več - za tiste, ki ustanavljajo podjetje in želijo povečati poslovanje. Zadnja leta učinkovito sledijo svetovnim trendom.
