Ali "bullet" res zadene?

V 50. letih prejšnjega stoletja so grafoskopi prešli v široko uporabo. Morda se jih še spominjate ali pa ste celo sami kdaj pokazali kakšno prosojnico. Danes imamo PowerPoint, Keynote, Prezi in še kaj, a primerjava med poslovno predstavitvijo pred dvajset leti in danes bo pokazala predvsem tehnološke razlike. Prehodi med posameznimi stranmi so bolj sofisticirani, na voljo imamo kopico različnih animacij, s katerimi "pokličemo" slike, grafe in podatke, izbiramo lahko med predpripravljenimi grafikami za strukture, sisteme, gantograme in organigrame ... Videz se je izboljšal, a še vedno je v predstavitvah vse preveč "bulletov", vsebina pa je linearna, namesto da bi imela svoj dramaturški lok, zanimive like in privlačne podobe. Ne glede na to, ali uporabljate stari dobri PowerPoint, Keynote, Prezi ali kaj četrtega, si iskreno odgovorite na vprašanje, komu bolj služi ta program: govorcu ali občinstvu?

"Ko ste na odru, vam lahko pomaga nekaj preprostih pravil." Foto: Thinkstock PowerPoint (ali pa katera druga podobna tehnologija) je bergla, ki vas bo varno pripeljala do konca vaše predstavitve (kadarkoli namreč lahko pogledate na predstavitveno stran in spomnili se boste, kaj je treba povedati, prav tako bo PowerPoint dober opomnik sosledja podatkov, ki jih želite deliti z občinstvom), a za učinkovitost visokih ocen ne boste dobili. Bolj verjetno je, da vas bo program zavedel v navajanje večje količine podatkov, kot jih občinstvo lahko prenese. Ob pripravi vaše predstavitve računalnik ne bo nikoli zazehal, pogledal vstran ali zdolgočaseno zavzdihnil. Vsakič, ko boste kliknili na ukaz "nova stran", jo bo uslužno odprl in vam omogočil, da iz bogatega nabora vsega, kar veste, dodate še kaj.

Preberite še:

• Javni nastop je tekma

• Ni treba, da ste enaki kot drugi

Dokler razmišljate tako, razmišljate predvsem o sebi. O tem, kar vi znate, o tem, česa ne smete pozabiti povedati, o tem, kaj se vam zdi pomembno. In PowerPoint je samo način, da vse to enosmerno naložite svojemu občinstvu. A če želite pretočiti bogato vsebino, potrebujete predvsem dobro povezavo, pri tej pa PowerPoint še zdaleč ni dovolj. Ustvarite jo lahko z dobrim očesnim stikom, s fizično bližino (organizator ni zakupil samo kvadratnega metra okoli govorniškega pulta, ampak celotno dvorano - če jo uporabljajo drugi udeleženci, zakaj je ne bi še vi?), predvsem pa z zgodbo, ki ima svoj dramaturški lok, torej konflikt, zaplet, nekaj pozitivnega stresa, dober konec. Ko to povezavo imate, jo lahko še nadgradite: s svojo osebno karizmo, ki je unikatna in neponovljiva.

Preden se lotite predstavitve v PowerPointu, najprej pomislite, ali in zakaj jo sploh potrebujete. Če v vaši zgodbi nastopajo dramatične fotografije, fantastične infografike, zanimivi ljudje, jih le vključite. Vendar samo zato, da dopolnite vsebino, o kateri govorite, ali pa občinstvu olajšate poslušanje. Zapletenih podatkovnih struktur ni smiselno razlagati ustno, raje jih pokažite na grafu, še bolje z infografiko. Ne ujemite pa se v past razlaganja teh podatkov v podrobnosti. Uporabite jih samo, dokler vam pomagajo govoriti vašo zgodbo, so unikatni, nepričakovani, vzbujajo čustva in podajajo preprosto sporočilo.

Čas, ki bi ga sicer namenili sestavljanju predstavitve, raje porabite za razvoj zgodbe in iskanje odgovorov na nekaj kratkih, a težkih vprašanj. Razmislite o tem, kako boste uspešno tekmovali za pozornost občinstva s pomočjo svojega glasu in telesa. Načrtujte in vadite svoje premore, premikanje in telesno govorico, da boste znižali filtre svojega občinstva in dosegli, da vas bodo poslušali, na koncu še kaj vprašali ali, še bolje, poiskali na LinkedInu in se povezali z vami, ker ste jih navdušili s svojo zgodbo.

"Razmislite o tem, kako boste uspešno tekmovali za pozornost občinstva s pomočjo svojega glasu in telesa." Foto: Thinkstock Ko ste na odru, v konferenčni sobi svojega podjetja ali na sestanku pri poslovnih partnerjih in ste ravno odprli predstavitev v PowerPointu, vam lahko pomaga nekaj preprostih pravil:

• Nikoli ne tekmujte z lastnim PowerPointom. Ne postavljajte svojega občinstva pred izbiro: naj gledam zapleten, animiran model na sliki ali poslušam govorca? S tem tvegate, da se ne bodo odločili ne za prvo ne za drugo. Še posebej to velja za napisano besedilo, ki sledi "bulletom". Občinstvo ga bo vedno po tiho prebralo prej kot vi na glas in preostali čas izkoristilo za svoje prioritete. Poglejte na pozornost občinstva kot na trenutni trg za vašo vsebino. Trg za vaše ideje, znanje, karizmo, produkte. Na tem trgu pozornosti seveda želite čim večji delež, že tako zanj tekmujete z nevarnimi nasprotniki, zakaj bi ga torej kanibalizirali še z lastnim PowerPointom?
• Vprašajte se, ali "bulleti" v PowerPointu zares zadenejo. Branje je intimno opravilo, prepustite ga torej zasebnim trenutkom. Ko ste na "odru", pa dominirajte s svojo osebnostjo, izkušnjami, znanjem, navdušujte občinstvo s svojo zaljubljenostjo v snov, ki jo obvladate. Izplen bo mnogo boljši kot s suhoparnim ponavljanjem besedila za "bulleti".
• Omejite število strani v predstavitvi. Ena stran na dve minuti je kar dobra mera, ampak vsaka situacija je unikatna. Raje kot da bi povedali čim več, si zastavite cilj, da boste na koncu od občinstva dobili tudi kakšno vprašanje. To se bo zgodilo samo, če boste navdušili in intrigirali. Ta del predstavitve bo naporen, ne boste imeli vsega pod nadzorom. Kaj je lažje: pripraviti 50 strani v PowerPointu ali svoje poslušalce do petminutne razprave? Seveda tisto prvo. Razprava je naporna, ne boste imeli vsega pod nadzorom, morda boste dobili vprašanja, na katera ne boste vedno poznali odgovorov. A boste tako ustvarili večjo vrednost za poslušalce: zanimivo in interaktivno razpravo, to, da jih je nekdo pripravil do razmisleka, si bodo zapomnili mnogo bolj kot pasivno sedenje na še eni predstavitvi.
• Najdite, preizkusite in vzljubite najpomembnejšo tipko, ko imate predstavitev v načinu predvajanja (slideshowa). To je tipka B. Ko jo pritisnete, se bo PowerPoint ugasnil in kar naenkrat bo žaromet v vaših rokah. Na odru boste brez tekmeca, z žarometom pa lahko naredite karkoli. Lahko ga usmerite nase, na občinstvo, na rekvizit, na čisto določen prostor v dvorani ... Ko spet potrebujete tisto fascinantno infografiko v svojem PowerPointu, pa le pritisnite tipko W.

Rekli boste: pa saj sploh ne maram žarometov, učili so me skromnosti in raje kot na odru in pod reflektorji delujem iz ozadja. Seveda je to vaša legitimna izbira, ampak ko dobite besedo, je vaša odgovornost, pa tudi sposobnost, da dobro izkoristite čas, ki vam ga je dalo občinstvo, za širjenje svojih idej, znanja, predlogov. Žaromet v takšnih primerih pride prav - bolj kot PowerPoint.