Ali je prav, da šefi berejo spletno pošto svojih podrejenih?

Včeraj je evropsko sodišče za človekove pravice v nekem konkretnem primeru odločilo, da je bilo prav, da je delodajalec nadziral spletno komuniciranje svojega zaposlenega.

Ta je namreč v službenem času s službenimi napravami opravljal zasebne pogovore, kar pa je bilo izrecno prepovedano. Zaradi tega je bil delavec odpuščen. Po neuspehu na lokalnih sodiščih se je na koncu pritožil še na evropsko sodišče, vendar tudi to ni pritrdilo njegovim ugovorom. Ta primer je seveda sprožil interpretacijo, ki dokazuje, da šefi lahko kadarkoli nadzirajo in berejo spletno komuniciranje, torej tudi spletno pošto svojih podrejenih. V zvezi s tem so iz našega urada informacijske pooblaščenke sporočili, da je bilo tako dosojeno v enem specifičnem primeru in da zaradi tega to še ne velja na splošno. Postavlja se torej vprašanje, ali je prav, da šefi berejo spletno pošto svojih podrejenih in kako natančno naj nasploh nadzorujejo njihovo delo. Poleg pravnih so tu še praktični odgovori.

Dilema vpogleda v pošto zaposlenih Pred nekaj leti, ko smo v našem podjetju vgrajevali lasten računalniški server (neke vrste mrežni računalnik, na katerem poteka promet celotnega podjetja z elektronsko pošto), mi je takratni specialist za informacijske tehnologije, ki je to izvajal pri nas, povedal, da ima programska oprema serverja vgrajeno tudi tako opcijo, da kot šef lahko pregledujem elektronsko pošto svojih zaposlenih.

Kaj pravim na to, me je vprašal. Ker o tem nisem bil poučen, sem ga vprašal, kaj to pomeni v praksi. Rekel mi je, da lahko server eno kopijo vsakega poslanega in/ali prejetega sporočila elektronske pošte avtomatično skopira v še nek izbran segment mojega poštnega predala. S tem, mi je rekel, bom dobil vpogled v to, kar pišejo in prejemajo preostali zaposleni. Bi me to zanimalo? Vprašal sem ga, kako je s tem v primerih drugih podjetij, ki jih servisirajo. Odgovoril je, da se nekateri, čeprav ni čisto jasno določeno, do katere mere je to pravno formalno dovoljeno, odločajo za to, drugi pa pač ne. Bil sem v dilemi, potem pa sem rekel, da naj mi nastavi to opcijo, da vidim, kako je to videti v praksi.

Naslednji dan so zaposleni prišli v službo in začelo se je delo. Še pred malico sem klical administratorja, naj mi to funkcijo izklopi. V moj poštni predal so namreč začela leteti preštevilna elektronska sporočila.

Če bi hotel vsaj približno spremljati, kaj si zaposleni dopisujejo z zunanjim svetom in tudi med seboj ter ob tem preverjati, če službene računalnike v službenem času mogoče sem ter tja ne uporabljajo tudi za zasebno komunikacijo, bi mi šlo za to večino službenega časa. Od svojega osnovnega dela bi se lahko skoraj povsem poslovil in se prelevil v kontrolorja vhodne in izhodne pošte. Tako sem že tedaj ugotovil, da morda sicer pravno ni jasno, ali šefi lahko berejo spletno pošto svojih podrejenih ali ne, vsekakor pa s strani šefov ni ravno pametno, da to počnejo, če seveda želijo čim bolje opravljati svoje primarno delo. Kmalu zatem mi je "na mizo" prišel še en podoben primer.

Ali zaposlene nadzorovati s kamerami ali ne? Tokrat pobuda ni prišla s strani nekega zunanjega izvajalca, temveč kar s strani zaposlenih. Pri letni inventuri se je namreč izkazalo, da je prišlo do manka blaga, za kar so bili soodgovorni tako tisti, ki so blago neposredno pripravljali za izdobavo, torej skladiščniki, kot tudi tisti, ki so posel sklenili, torej prodajniki. In prav ti so predlagali, da bi morali v skladišče namestiti kamere, da bi na ta način lahko bolje nadzorovali, če skladiščniki korektno opravljajo svoje delo in morda kar sami ne "poskrbijo" za to, da del blaga tako ali drugače izgine. Potem ko sem z uporabo statističnih metod vsaj približno izključil možnost take ali drugačne nezakonite prisvojitve blaga (v toku celotnega leta so bila največja inventurna odstopanja pri posameznih izdelkih enakovredno v minus in tudi v plus), sem prodajnikom na njihov predlog odgovoril z zgolj enim vprašanjem: "V redu, če vzpostavimo nadzorni sistem, torej nakupimo kamere, nadzorne programe in računalnike, potem potrebujemo še nekoga, ki bo vse skupaj nadziral. Kako bo šlo s tem?" Začeli so mencati, da bi to pač moral nekdo početi. V redu, sem se strinjal, seveda nekdo že, ampak kdo? Jaz pač tega ne bom delal, za to nimam časa, sem rekel. Hitro smo ugotovili, da bi zgolj stroški nadzora (brez stroškov nabave osnovne opreme) hitro presegli strošek inventurnega manka, s čimer bi ta nadzor spet izgubil na svojem smislu, ob tem, da bi nekoga od nas do nadaljnjega pretvorila v zgolj nadzornika dela nekoga drugega. Da o tem, da bi se nadzorovani seveda tudi izjemno slabo počutili, ker bi vedeli, da jih ves čas snema kamera, niti ne govorimo. Koliko energije sploh vložiti v rutinsko nadzorovanje zaposlenih, je bilo tako edino posledično vprašanje, s katerim sem se takrat ukvarjal nekaj časa. Nadzor prisotnosti na delu je na tem področju ena od osnovnih reči.

Nadzor prisotnosti na delu Velika podjetja najbrž morajo imeti vzpostavljen sistem nadzora prisotnosti na delu, čeprav je res, da so tudi ta podjetja večinoma razdeljena na manjše oddelke, ki pa imajo jasno določene delovne naloge. Veliko bolj kot to, da so ljudje na delu točno določen čas, je namreč pomembno to, da so te naloge opravljene z ustrezno kakovostjo. Kakor slišim, so nekatere velike slovenske medijske hiše z letošnjim letom prešle na bolj strog nadzor službene prisotnosti. Bolj kot kakovost novinarskih vsebin, ki jih na tem delovnem področju prinaša in zagotavlja tudi terensko delo, tako postaja pomembna prisotnost na delovnem mestu v zahtevanem in nadzorovanem časovnem obsegu in dovolj velik obseg napisanih vsebin, ki se jih da napisati zgolj s tičanjem v pisarni. V praksi to večinoma pomeni povzemanje in predelovanje že obstoječih medijskih virov. Če prevedemo to v delo prodajnikov, bi to pomenilo, da je bolj pomembno to, da preživijo ustrezno število ur v pisarni in ob tem opravijo dovolj velik obseg rutinskih prodajnih aktivnosti, kot pa to, kakšen je na koncu izkupiček njihovih prodajnih aktivnosti (prodajo se pogosto realizira tudi na sestankih zunaj naših poslovnih prostorov). To seveda ni tako. Prav zaradi tega raje tedensko preverjamo prodajne rezultate prodajnikov, njihovo formalno delovno prisotnost na formularjih pa nadzorujemo le redko, morda enkrat ali dvakrat letno. Zakaj bi človek nadzoroval vse povprek od začetka, če obstaja možnost, da je konec dober in da so torej dobri že prodajni rezultati, ki so eden od temeljnih ciljev trgovskega podjetja.

Sklep Pregovor pravi: zaupanje je dobro, nadzor pa je še boljši. Seveda pa je ključno to, koliko časa je smiselno nameniti nadzoru. Nadzor spletnega komuniciranja zaposlenih, njihovo snemanje s kamero pri delu in pretiran nadzor njihove prisotnosti na delu pač pomeni zgolj to, da osnovno delo v podjetju ni ustrezno organizirano, da vodstvu ni jasen temeljni cilj poslovanja posameznega podjetja in da vodstvo pri svojem delu ni usmerjeno v kreativnost, zaradi česar se raje zateka v pozicijo stalnega in nenehnega nadzornika podrejenih. Tako preprosto je to.