Vljudna e-pošta, ogrožena vrsta

S pojavom elektronske komunikacije vse manj pazimo na obliko sporočil, ki jih pošiljamo. Ne nazadnje potujejo bliskovito in so praktično zastonj. Morda smo tudi zato začeli zapostavljati pravila lepega obnašanja, ki obstajajo oziroma bi morala obstajati tudi v elektronski komunikaciji.

Pa ne govorimo o strogih, zategnjenih pravilih, ki bi nas oropala vse sproščenosti, temveč o nekaj preprostih vljudnostih, s katerimi ohranjamo dober odnos tako s sodelavci in poslovnimi partnerji kot s prijatelji in drugimi ljudmi, s katerimi si dopisujemo.

Oblikovanje sporočila Tako kot je naporno brati pismo, nakracano z neberljivo pisavo, je naporno brati tudi e-pošto s pisanimi barvnimi kombinacijami ozadja in pisave. Držite se črnih črk na belem ozadju, izogibajte pa se tudi nekonvencionalnim fontom – tipom pisave. Če ni nujno, v besedilo ne dodajajte fotografij ali animacij. Takšna pretirana okrašenost otežuje berljivost, lahko pa se zgodi tudi, da prejemnikov bralnik elektronske pošte fotografij sploh ne bo prikazal. Takšna gradiva sporočilu pripnite kot priponko.

In še ena pomembna malenkost – ne uporabljajte samih velikih tiskanih črk, ker te v elektronski komunikaciji POMENIJO KRIČANJE.

Smeški in kratice Tako imenovani smeški, smajliji oziroma emotikoni, s katerimi v elektronski komunikaciji izražamo čustva, ker jih drugače pač ne moremo, v poslovno e-pošto ne spadajo, ampak jih omejite le na prijateljska oziroma zasebna sporočila. Enako je s kraticami, pri katerih razmislite, ali jih bo prejemnik sploh razumel. Tudi če se vam zdi samoumevno, kaj pomeni lol, ni nujno, da bo to vedela tudi vaša mama.

Odgovarjanje na sporočila Vsa naša okolica je prežeta s tehnologijo in nekako pričakujemo, da so vsi okoli nas vedno na razpolago, "priklopljeni" in nam bodo na naša sporočila odgovorili v trenutku. To seveda nikakor ni nujno. Ko preberete sporočilo, sami presodite, ali gre res za tako urgentno zadevo, da je treba odgovoriti v trenutku, ali lahko pred odgovorom še malo premislite oziroma se posvetite kakšnemu nujnejšemu opravilu. Skrajno nevljudno pa je odlašanje ali celo ignoriranje sporočil, kar pogosto počnemo, če nam je iz takšnega ali drugačnega razloga neprijetno odgovoriti. Če res nimate časa, vsaj pošljite sporočilo, da boste odgovorili takoj, ko boste utegnili. Najslabši odziv je namreč navadna neodzivnost.

Pošiljanje sporočil več naslovnikom Pazljivi bodite pri komunikaciji z več ljudmi naenkrat. Velja pravilo, da naslove tistih, od katerih pričakujete odgovor, vnesete v polje "Za", polje "Kp" oziroma "Cc" pa je namenjeno za naslove tistih, ki jim sporočilo pošiljate le v vednost in so nekakšni tihi opazovalci. Polje "Skp" oziroma "Bcc", tako imenovano "skrito kopijo", uporabljamo, ko ne želimo razkriti naslovov, na katere smo poslali sporočilo.

Pri večsmerni komunikaciji razmislite tudi, ali vam je treba na sporočilo odgovoriti tako, da ga boste poslali vsem vključenim ali le pošiljatelju. Če namreč vsi prejemniki "odgovorijo vsem", iz enega sporočila hitro nastane nepregledna zmešnjava.

Pa še ena, povezana z več kot dvema paroma oči: sporočil, ki ste si jih z nekom izmenjevali, brez izrecnega dovoljenja druge strani nikoli ne prepošiljajte oziroma "forvardirajte" tretji osebi. Morda se vam to zdi samoumevno, a nemalokrat se zgodi, da kdo zanemari ali pozabi tudi na takšna, res osnovna pravila olike.