Si ga poklical? Ne, poslal sem mu mail!

Koliko časa ste potrebovali za branje, pisanje, brisanje in iskanje preteklega dopisovanja na kako temo? So bili vsi maili res potrebni? Bi vsaj delno lahko šlo tudi drugače? Za začetek se vrnimo malce v zgodovino.

Era pisalnega stroja in začetka računalništva ter komunikacija Takle čas pred četrt stoletja smo v naši družini dokončno opravili s tipkanjem na pisalni stroj. Takrat je oče začel pripravljati svoje obsežno knjižno delo Dramatična pot in to je bila prva njegova knjiga, za katero se je odločil, da bo besedilo napisano neposredno na računalnik (druge pred njo je oče v glavnem pisal na roke). Tako sem besedilo na računalnik večinoma pretipkaval kar jaz, pri naslednji, njegovi poslednji in najbolj zaokroženi knjigi Pot samouresničevanja, pa je bil računalnika prav dobro vešč tudi že on sam. O vsem v zvezi z zelo komplicirano knjigo, ki je obsegala skoraj 900 strani in je temeljila na mnogo preteklih dokumentih, smo se takrat dogovarjali še osebno ali pa prek telefona. Elektronske pošte še ni bilo in tudi za komunikacijo z oblikovalcem, lektorjem in tiskarjem smo porabili le malo časa. Veliko večino časa smo porabili za neposredno izvedbo projekta. Sam s pisalnim strojem do tedaj niti nisem imel prav veliko opravka. V najstniških letih sem v okviru taborništva sem ter tja sodeloval pri pripravi našega glasila, takrat se je s pisalnim strojem tipkalo neposredno na matrico s folijo, ki so jo v obliki črk naluknjala kladivca pisalnega stroja, ta pa je šla potem na ciklostil, ročni tiskarski stroj. Na pisalni stroj sem pred dobrimi tridesetimi leti natipkal tudi svojo prvo srednješolsko brošuro o fotografiranju. V času študija smo vse potrebno pisali na roke. Ko pa je prišel čas raziskovalnih nalog in potem diplome v začetku devetdesetih, sem že začel uporabljati računalnik. V tistih časih računalnik ni bil splošno uporabljan pripomoček – le malokdo ga je imel doma, pa tudi v službah ga niti približno niso imeli na vsaki mizi in v vsaki delavnici. Tam, kjer je bilo pisanja več, recimo v tajništvih, so še naprej uporabljali pisalne stroje, ki so jim začeli dodajati elektroniko, s tem pa tudi naprednejše funkcije. V povezavi z uporabo pisalnega stroja v smislu vsakodnevne osebne komunikacije je zanimivo seveda to, da ni kaj posebej vplival nanjo. Za pisalni stroj si se usedel, če si moral napisati kaj bolj tehtnega ali kaj daljšega, kakšno prošnjo ali dopis, sem pa so spadala tudi pisma, ki so bila nekdaj tako ali tako posebna oblika poglobljenega komuniciranja, ki jo je uporabljalo mnogo velikih umov. Za običajno poslovno komunikacijo pa se je veliko bolj redno uporabljal telefon. Večino stvari se je razčistilo mimogrede in na osebni ravni v nekaj minutah, če je šlo za poslovne dogovore, se jih je potem pisno zgolj potrdilo. To je sprva veljalo tudi pri računalnikih, torej še v času, ko so bili predvsem elektronski nadomestek pisalnega stroja in še pred razmahom elektronske pošte. Če se spomnim svojega dela v mednarodni trgovini v prvi polovici devetdesetih let, sem le redko napisal več kot pet enot korespondence dnevno (in nekako toliko sem je tudi prejel), čeprav sem imel ogromno število partnerjev iz kar nekaj držav. Svoje pisanje sem naslovniku takrat posredoval prek faksa ali teleksa. Ko gledam nazaj, je šlo za poslovno dopisovanje izjemno malo časa, morda nekaj odstotkov dnevno. Ker je bilo tega malo, si lahko vse dogodke brez težave držal v glavi, čeprav je seveda tudi takrat veljalo pravilo, da se je vsa poslovna komunikacija s posameznim partnerjem shranjevala v ustreznem fasciklu. Ko se je pojavila elektronska pošta pa se je vse spremenilo. Era elektronske pošte in spremenjena komunikacija Deset let pozneje, okoli leta 2000, je bilo vse skupaj že povsem drugače in takrat si v pisarni svojega dela skoraj nihče več ni mogel predstavljati brez računalnika in lastnega maila ter dostopa do interneta. Če zdaj stopite v katerokoli oceansko urejeno pisarno na svetu, boste uzrli enak prizor: ljudi, ki strmijo vsak v svoj ekran in zavzeto tipkajo in klikajo. Pojavlja se že skoraj absurdna situacija, da si za tistega, ki ne gleda v ekran in ne tipka, mislimo, da najbrž niti ne dela. Kakšne posledice pa ima to za vsakodnevno komunikacijo? Ogromne. Naštejmo najpomembnejše. Si ga poklical? Ne, poslal sem mu mail! Že nekaj let opažam, da se mladi (pod trideset let) in tudi ne več tako mladi v poslovni komunikaciji izogibajo neposrednim osebnim stikom, bodisi v živo bodisi prek telefona. Če je pri naši generaciji, starejših od štirideset let, še vedno prisotna ideja, da z nekom, s katerim poslovno ali kako drugače sodeluješ in komuniciraš prek maila, slej ko prej navežeš tudi osebni stik, je pri mladih tega vse manj. Tako se dogaja, da z nekom poslujejo že več let, pa ga še vedno niso slišali niti po telefonu, kaj šele spoznali v živo, ne glede na to, da morda živijo in delajo v istem mestu zgolj nekaj kilometrov narazen. Temu sindromu sam pravim: "Si ga poklical? Ne, poslal sem mu mail!" To v praksi pomeni, da nekomu izrecno naročiš, naj svojega poslovnega partnerja pokliče (ravno zato, da bo hitreje razčistil neke rutinske poslovne detajle in da bo navezal osebni stik), potem pa ti sodelavec, ko ga čez nekaj časa vprašaš, kako se je pogovor iztekel, prizna, da ga v bistvu ni poklical, ampak mu je raje poslal mail, na katerega pa še ni prejel odgovora. Zaradi vsega tega dopisovanje z elektronsko pošto pogosto veliko počasneje pripelje do končnega rezultata, kot če bi se komunikacije lotili z bolj neposredno telefonsko ali osebno metodo (in to kljub vsej dostopni mobilni tehnologiji), hkrati pa ne okrepi družbenih vezi, ki so za uspešen posel še vedno eden od najpomembnejših dejavnikov. Razlogi za to izmikanje neposredni komunikaciji so vsaj do neke mere jasno razvidni. Znanec, ki že dolgo živi na isti lokaciji, mi recimo poroča, kako se je dvorišče pred njegovim blokom v zadnjih zgolj desetih letih povsem izpraznilo. Če so še na začetku tretjega tisočletja po njem še vrveli otroci, nove mlade generacije raje ždijo v svojih sobah doma in komunicirajo prek družabnih in drugih omrežij. S tem konceptom neosebnega sporazumevanja potem pridejo tudi v službo, kjer je zanje šok, ko se od njih zahteva oseben in čim bolj neposreden stik z zanje tujimi ljudmi. Zato večina, kolikor se le da dolgo, še naprej beži v neosebno elektronsko komuniciranje. Metoda neosebnega elektronskega komuniciranja je seveda zelo uporabna tudi za neprijetna obvestila. Naslovniku pošlješ elektronsko pošto – pa je! Preseganje vseh teh vzorcev zahteva kar nekaj energije, to pa včasih pripelje tudi do konfliktov. Naslednja posledica je:

Saj sem te dal v kopijo!

Še posebej v večjih poslovnih sistemih, kjer je veliko interne komunikacije, je zelo razširjena praksa, da se pri vsakem malce bolj resnem mailu doda v kopijo še (kar) nekaj sodelavcev, nadrejenih, soodgovornih pri projektu itd. Posledica tega dejstva je ogromno dodatne vzporedne komunikacije ter pošte, ki se pogosto niti ne navezuje neposredno na vsakega, ki jo je prejel. Po drugi strani pa se razume, da je vsak naslovnik, ki je prejel konkreten mail, tega tudi takoj prebral (elektronsko dopisovanje skoraj ne dopušča odsotnosti in predvideva, da si ves čas "priklopljen") in da je avtomatično seznanjen še s tisto problematiko. Tudi to povečevanje števila naslovnikov je logično, saj se s tem znižuje individualna odgovornost pošiljatelja. Ta s tem, ko o razvoju nekega projekta ali problematike obvešča tudi preostale, obenem vsem vpletenim daje možnost, da dopolnijo pošiljateljevo mnenje ali stališče s svojim doprinosom. Če tega ne storijo, potem v nadaljevanju vsekakor nimajo možnosti kritiziranja – "Saj si bil v kopiji, kaj pa nisi komentiral!"

Fragmentarnost in površnost komuniciranja Posledica preprostosti komuniciranja in takojšnje dostave pošte je tudi povečana površnost pri pisanju elektronskih pisem. Pogosto se mi dogaja, da mi nekdo pošlje mail na neko konkretno temo, potem pa ga čez nekaj minut dopolni še z nekaj informacijami in potem morda malce pozneje v tretjem mailu doda še kako malenkost. Za prejemnika je to seveda zelo konfuzno, saj v nobenem od teh mailov nima vsega na kupu, zato običajno ne more izbrisati niti enega. Število mailov in njihova nepreglednost pa se kopiči v nepregledno gmoto, moj elektronski predal pa se pregreva. K temu dodaja še neustreznost naslova pošte, torej t. i. Zadeva. Vsaj vsak drugi dan dobim kak mail od znanega človeka, ki v naslov maila ne napiše ničesar, hkrati pa morda v besedilu elektronskega pisma začne novo temo, ki jo potem za nazaj, če je ukvarjanje z njo še aktualno, le težko spet lociram. Enako veliko zmedo povzroča primer, ko pošiljatelj začne novo temo tako, da odgovori na kakega od preteklih mailov, ki ima naslov neke stare zadeve. Posledica preprostosti komuniciranja je torej veliko manj razmisleka in težnje, da bi bilo poslano elektronsko sporočilo čim bolj smiselno in zaokroženo, saj lahko vsak naslednji hip idejo malo dopolnimo in pošljemo še to ali ono podrobnost.

Neosebnost in votlost elektronskega komuniciranja Če bi si človek mislil, da so mladi glede na to, da so nagnjeni k elektronski komunikaciji, poslovno odlični vsaj pri njej, se v praksi pogosto izkaže prav nasprotno. Največkrat jih je treba pisanja poslovnih mailov učiti prav od osnov, saj ti mail, v katerem je pripeto kako poročilo ali kaj podobnega, včasih pošljejo tako brez oznake zadeve kot brez kratkega spremnega nagovora, v katerem bi ti pojasnili, kaj ti sploh pošiljajo. Njihovi poslovni maili težijo k temu, da postajajo vse bolj podobni enostavčnim SMS, sporočilom na Twitterju ali Facebooku, kjer pogosto ne upoštevajo niti nobenih slovničnih pravil. V tem smislu so najbolj izobraženi pregovorno formalno prijazni Angleži, saj ti, preden preidejo h konkretni zadevi, vedno postrežejo z uvodnim stavkom, v katerem se ti najprej zahvalijo za mail, ki so ga dobili od vas, ali pa, če so oni tisti, ki začenjajo debato, v uvodnem stavku zapišejo, da upajo, da ste dobro, ko prejemate ta mail. Seveda je tukaj veliko ustreznih kratkih fraz, ki jim v slovenščini lahko poiščemo ustreznice in jih je vedno znova lepo prebrati, ob tem pa so napisane v sekundi ali dveh.

Zaključek Ko smo pred leti pospravljali po očetovi hiši, smo z otroki v njej našli tudi nekaj pisalnih strojev, ki so bili zanje bolj ali manj muzejski eksponati, zato smo jih odnesli kar na odpad. Menjava pisalnega stroja za računalnik (in tablico in pametni telefon) je bila popolna in nepovratna, saj prav nič ne kaže, da bi pisalni stroj spet lahko kdaj pridobil svoj pomen (razen v primeru dolgotrajnega električnega mrka). Povsem drugače pa je s komunikacijo, ki se jo da prilagajati in spreminjati kljub elektronskim zmožnostim. Odgovor na vprašanje "Si ga poklical?", ki se zdaj pogosto glasi "Ne, poslal sem mu mail!", se da prav zlahka spremeniti v: "Seveda sem ga poklical. Vse sva se takoj dogovorila. Prihodnji teden se dobiva na kavi, da se še osebno spoznava!" Odločitev o tem, kako bomo komunicirali s svetom, je seveda naša.