Na kaj morate biti pozorni pri izbiri sistema za davčno potrjevanje računov

Pred odločitvijo zato ni dovolj preveriti, ali davčna blagajna omogoča povezavo s Finančno upravo Republike Slovenije. Pomembno je tudi, kako preprosto jo zaposleni uporabljajo, na katerih napravah deluje, kako varuje podatke in ali podpira procese, ki jih podjetje dejansko potrebuje.

Manjši ponudnik storitev ima drugačne zahteve kot trgovina z več prodajnimi mesti. Podjetje, ki račune izdaja na terenu, potrebuje mobilnost, medtem ko trgovec potrebuje tudi pregled nad artikli, zalogami in prodajo. Sistem mora zato ustrezati dejavnosti, ne pa zgolj osnovni zakonski zahtevi.

Najprej je treba opredeliti način poslovanja

Pred primerjavo ponudnikov mora podjetje določiti, kje, kako in komu izdaja račune. Ključna vprašanja so povezana s prodajnimi mesti, številom uporabnikov, načini plačila in obsegom dokumentacije.

Podjetje naj preveri:

• ali račune izdaja v stalnem ali premičnem poslovnem prostoru;
• koliko prodajnih mest in uporabnikov potrebuje;
• ali sprejema gotovino, kartice in nakazila;
• ali prodaja izdelke, storitve ali oboje;
• ali potrebuje vodenje zalog;
• ali izdaja ponudbe, predračune, dobavnice in dobropise;
• ali mora podatke izvažati za računovodstvo;
• ali bo sistem uporabljalo na računalniku, telefonu ali tablici.

Na podlagi teh odgovorov je mogoče ločiti nujne funkcije od tistih, ki jih podjetje verjetno ne bo uporabljalo. Preobsežna rešitev je lahko nepregledna, preveč omejena davčna blagajna pa lahko hitro postane ovira pri rasti poslovanja.

Foto: Shutterstock

Zakonska skladnost je osnovni pogoj

Sistem mora pravilno izvajati davčno potrjevanje računov pri plačilih, ki se po veljavnih pravilih štejejo za gotovinska. Mednje poleg bankovcev in kovancev sodijo tudi plačila s plačilnimi oziroma kreditnimi karticami, čeki ter drugi primerljivi načini, razen neposrednega nakazila na transakcijski račun.

Pred izdajo gotovinskega računa elektronska naprava podatke pošlje FURS. Po uspešni potrditvi sistem prejme enkratno identifikacijsko oznako računa, ki mora biti navedena na izdanem dokumentu.

Pri izbiri je treba preveriti, ali davčna blagajna:

• pravilno komunicira s sistemom FURS;
• podpira namensko digitalno potrdilo;
• pripravi vse obvezne podatke na računu;
• omogoča ustrezno številčenje dokumentov;
• razlikuje med gotovinskimi in negotovinskimi plačili;
• podpira popravke, storne in dobropise;
• ohranja sledljivost izdanih dokumentov.

Ponudnik mora rešitev redno prilagajati zakonskim in tehničnim spremembam. Podjetje ne bi smelo biti odvisno od ročnega spremljanja vsake spremembe v tehničnih zahtevah FURS.

Sistem ne nadomesti internega akta in pravilnih nastavitev

Programsko orodje samo po sebi ne zagotavlja skladnosti. Zavezanec mora pred začetkom izdajanja gotovinskih računov sprejeti interni akt, v katerem opredeli poslovne prostore, elektronske naprave in pravila za dodeljevanje zaporednih številk računov.

Podatke o poslovnih prostorih mora pred začetkom uporabe sporočiti davčnemu organu in jih podpisati z namenskim digitalnim potrdilom. Davčna blagajna mora biti nato nastavljena skladno s temi podatki.

Pri uvedbi je zato treba uskladiti:

• oznake poslovnih prostorov;
• oznake elektronskih naprav;
• način številčenja računov;
• podatke o izdajateljih;
• davčne stopnje;
• načine plačila;
• podatke podjetja;
• veljavnost digitalnega potrdila.

Če so podatki v internem aktu in programu različni, lahko pride do nepravilnega številčenja ali drugih neskladij. Pred začetkom redne uporabe je zato smiselno izdati testne dokumente in preveriti celoten postopek.

Foto: Shutterstock

Uporaba mora biti preprosta tudi med največjo obremenitvijo

Pregleden uporabniški vmesnik ni le vprašanje udobja. Neposredno vpliva na hitrost dela in število napak. V gostinstvu, trgovini ali pri terenski prodaji mora zaposleni račun izdati hitro, ne da bi pri tem iskal osnovne funkcije v več menijih.

Dobra davčna blagajna omogoča preprost izbor artiklov oziroma storitev, hitro spremembo količine, izbiro načina plačila in izpis ali elektronsko pošiljanje računa. Postopek mora biti dovolj jasen tudi za občasne, sezonske ali nove sodelavce.

Pred izbiro je koristno preveriti praktične scenarije:

1. Izdaja običajnega računa

Uporabnik naj preveri, koliko korakov potrebuje od izbire artikla do zaključka prodaje. Postopek mora biti logičen in brez nepotrebnega podvajanja podatkov.

2. Popravek napačnega vnosa

Napake se pri delu dogajajo. Sistem mora omogočiti pregleden popravek dokumenta, ne da bi izbrisal sled prvotnega dogodka.

3. Izdaja računa poslovnemu kupcu

Program mora omogočiti vnos podatkov pravne osebe ter pripravo ustreznega računa brez zapletenega preklapljanja med različnimi načini dela.

4. Zaključek izmene ali delovnega dne

Odgovorna oseba mora hitro preveriti promet, načine plačila in morebitne razlike. Poročila morajo biti razumljiva tudi brez dodatnega ročnega urejanja preglednic.

Pomembna sta delovanje na različnih napravah in mobilnost

Način uporabe je odvisen od dejavnosti. Nekatera podjetja potrebujejo klasično blagajno na stalnem prodajnem mestu, druga pa račune izdajajo na sejmih, pri dostavi, na domu stranke ali med opravljanjem storitev na terenu.

Mobilna davčna blagajna mora delovati na napravi, ki jo lahko uporabnik varno in praktično uporablja zunaj poslovalnice. Pomembni so podprti operacijski sistemi, povezava s tiskalnikom ter način dostopa do podatkov.

Shopsy deluje na napravah z operacijskimi sistemi Android, iOS in Windows, podatki pa se shranjujejo v oblaku. Takšna zasnova omogoča uporabo na različnih napravah in dostop do poslovnih podatkov tudi zunaj klasičnega prodajnega mesta.

Pri mobilni uporabi je treba preveriti tudi kakovost internetne povezave in postopek ob morebitni nedosegljivosti sistema FURS. Zaposleni morajo vedeti, kako ravnati ob prekinitvi povezave in kako se računi naknadno ustrezno potrdijo.

Program naj podpira več kot osnovno izdajo dokumenta

Podjetje, ki danes izda le nekaj računov, lahko pozneje razširi ponudbo, zaposli dodatne osebe ali odpre novo prodajno mesto. Zato je smiselno oceniti, ali rešitev omogoča postopno dodajanje funkcij.

Dobro zasnovan program za račune lahko poleg računov podpira tudi ponudbe, predračune, dobavnice, dobropise, upravljanje artiklov in pregled prodaje. Takšno povezovanje zmanjšuje potrebo po več ločenih orodjih in ročnem prepisovanju podatkov.

Pred izbiro je smiselno preveriti:

• katere vrste dokumentov program podpira;
• ali lahko dokumente pretvarja iz ene vrste v drugo;
• ali omogoča delo z več ceniki;
• ali podpira različne davčne stopnje;
• ali omogoča vnos popustov;
• ali vodi podatke o kupcih in dobaviteljih;
• ali omogoča izvoz za računovodstvo;
• ali lahko uporabniki dostopajo do podatkov glede na svoja pooblastila.

Davčna blagajna naj podpira dejanski tok poslovanja od ponudbe do plačila. Če mora uporabnik vsak podatek večkrat vnesti v različne programe, se poveča nevarnost napak.

Foto: Shutterstock

Pregled prodaje in zalog mora biti dostopen

Izdani račun je samo eden od virov poslovnih podatkov. Sistem lahko podjetju pomaga spremljati prodajo po obdobjih, artiklih, zaposlenih in načinih plačila. Če vključuje tudi zaloge, lahko odgovorna oseba hitreje preveri stanje izdelkov ter pravočasno pripravi naročilo.

Poročila morajo biti dovolj jasna za vsakodnevno uporabo. Zelo obsežna analitika nima večje vrednosti, če uporabnik ne more hitro odgovoriti na osnovna vprašanja:

• Kolikšen promet je bil dosežen danes?
• Kateri izdelki se prodajajo najbolje?
• Koliko je bilo gotovinskih in kartičnih plačil?
• Kateri računi so bili stornirani?
• Katerih artiklov bo kmalu zmanjkalo?
• Kakšna je prodaja po posameznem uporabniku ali lokaciji?

Shopsy združuje blagajniško aplikacijo in zaledno pisarno Shopsy Office. Ta omogoča pregled izdanih dokumentov ter drugih podatkov, povezanih s prodajo in vsakodnevnim poslovanjem.

Varnost in dostop do podatkov zahtevata posebno preverjanje

Računi vsebujejo poslovne in v nekaterih primerih osebne podatke. Ponudnik mora zato jasno pojasniti, kje se podatki hranijo, kako se varnostno kopirajo in kdo lahko dostopa do njih.

Pri sistemih v oblaku je pomembno, da se podatki ne nahajajo le na posamezni napravi. Okvara telefona, tablice ali računalnika ne sme pomeniti izgube celotne evidence.

Podjetje naj preveri:

• način prijave uporabnikov;
• možnosti dodeljevanja pravic;
• varnostno kopiranje podatkov;
• zaščito povezave;
• možnost izvoza lastnih podatkov;
• postopek ob prenehanju uporabe storitve;
• zgodovino sprememb in izdanih dokumentov.

Vsak zaposleni ne potrebuje dostopa do vseh nastavitev, poročil in podatkov. Ločene uporabniške pravice zmanjšajo možnost nenamernih sprememb in omogočajo boljšo sledljivost dela.

Podpora je del sistema, ne dodatna ugodnost

Težava z blagajno lahko neposredno ustavi prodajo. Zato mora podjetje pred izbiro preveriti, kako hitro je mogoče dobiti pomoč in na kakšen način ponudnik rešuje težave.

Pomembno je ugotoviti, ali so na voljo jasna navodila, pomoč pri začetni nastavitvi in podpora pri povezovanju digitalnega potrdila. Koristno je tudi preveriti, ali ponudnik pomaga pri nastavitvi poslovnih prostorov, uporabnikov, artiklov in načinov plačila.

Dobra podpora uporabniku ne sme samo povedati, kateri gumb naj pritisne. Razumeti mora povezavo med nastavitvami sistema in postopkom izdaje računa.

Foto: Shutterstock

Strošek je treba oceniti skozi celotno uporabo

Najnižja mesečna cena ni nujno najcenejša možnost. V skupni strošek sodijo tudi naprave, tiskalnik, začetna nastavitev, dodatni uporabniki, nadgradnje, podpora in morebitni moduli.

Pred podpisom pogodbe je treba preveriti:

• kaj vključuje osnovni paket;
• koliko stanejo dodatni uporabniki ali lokacije;
• ali je podpora vključena;
• ali se nadgradnje dodatno plačajo;
• kakšni so pogoji prekinitve;
• ali je mogoče podatke izvoziti;
• ali obstajajo omejitve števila dokumentov ali artiklov.

Davčna blagajna mora biti cenovno smiselna glede na obseg poslovanja, vendar cena ne sme biti edino merilo. Nekaj prihranka pri naročnini ne odtehta izgubljenega časa ali napak pri izdaji računov.

Končna izbira naj temelji na praktičnem preizkusu

Pred odločitvijo je najbolje preizkusiti postopek, ki ga bo podjetje izvajalo vsak dan. Uporabnik naj izda več vrst računov, vnese artikel, uporabi popust, spremeni način plačila, pripravi dobropis in pregleda poročilo.

Pri preizkusu se hitro pokaže, ali je sistem razumljiv in ali podpira posebnosti dejavnosti. Rešitev, ki dobro deluje v predstavitvi, lahko postane manj praktična pri hitri prodaji ali delu na manjši mobilni napravi.

Ustrezna davčna blagajna mora združevati zakonsko skladnost, preprosto uporabo, zanesljivo delovanje in dovolj možnosti za prihodnji razvoj. Ko so ti pogoji izpolnjeni, sistem ni več samo orodje za potrditev računa, temveč postane pomemben del urejenega prodajnega procesa.

Naročnik oglasne vsebine je Shopsy.