"Mnogi živijo v neprestanem izrednem stanju, ker nikoli ničesar ne dokončajo"

S spoštovanjem dogovorov gradimo samozavest, zaupanje vase in zaupanje drugih v nas. Kršenje dogovorov je eden glavnih vzrokov za stres, opozarja ameriški strokovnjak na področju osebne in poslovne produktivnosti David Allen.

Ameriško menedžersko združenje American Management Association je Davida Allena uvrstilo med deset najvplivnejših poslovnih voditeljev na svetu, njegovo knjigo Getting Things Done pa je revija Time razglasila za ključni pripomoček poslovnežev našega časa.

Ameriško menedžersko združenje American Management Association je Davida Allena uvrstilo med deset najvplivnejših poslovnih voditeljev na svetu, njegovo knjigo Getting Things Done pa je revija Time razglasila za ključni pripomoček poslovnežev našega časa. Foto: Siol.net

Kako izkoristiti svoj čas in biti čim bolj produktiven, ob tem pa se izogniti neprestanemu stresu? Kako obvladati veliko količino informacij in obveznosti, ki vas vsakodnevno zasipajo? Znano je, da večopravilnost ni prava rešitev.

Ameriški strokovnjak na področju osebne in poslovne produktivnosti David Allen je utemeljitelj metode Getting Things Done (GTD), ki poleg večje učinkovitosti omogoča tudi višjo zmogljivost in inovativnost, zmanjša občutek preobremenjenosti in ga nadomesti z občutki osredotočenosti, jasnosti in (samo)zaupanja.

Jedro metode GTD sestavlja pet preprostih korakov, ki vodijo iz kaosa v red in ki uporabniku zagotovijo prostor in strukturo, da lahko razmišlja in deluje bolj kreativno, strateško in osredotočeno.


Ko se nekdo, ki ima zelo neorganizirano življenje, odloči za spremembo, kje naj začne?
Kjerkoli. Začnemo tam, kjer ljudje so. Začnemo tam, kjer je njihova pozornost. Zakaj nečemu posvečajo pozornost? Kaj morajo narediti, da tisto, kar jim hodi po glavi, razrešijo, uredijo ali ustrezno opravijo?

Treba je ugotoviti, kaj se z ljudmi dogaja. Začnemo tam, kjer nekdo je, ne, kjer bi moral biti. Dovolj imamo "moral bi". Če nimaš nadzora nad svojim vsakdanjikom, si niti ne poskusi postavljati ciljev in oblikovati vizije, ker ti bo razneslo varovalke in ustvarilo občutek krivde.

Vedno je vprašanje, kaj želiš namesto tega, kar živiš zdaj.

"Če tvoj vsakdanjik ni pod nadzorom, si niti ne poskusi postavljati ciljev in oblikovati vizije, ker ti bo razneslo varovalke in ustvarilo občutek krivde." pravi Allen. "Če tvoj vsakdanjik ni pod nadzorom, si niti ne poskusi postavljati ciljev in oblikovati vizije, ker ti bo razneslo varovalke in ustvarilo občutek krivde." pravi Allen. Foto: Thinkstock

Ponavadi se želimo spremeniti, a le odlagamo. Želimo dokončati samo še to in ono, le še ta projekt, potem pa bo vse drugače. A nikoli ne pride do tega. Kaj storiti?
Sprememba je postopna. Bolje je vzeti male stvari, ki jih lahko opraviš uspešno in ki imajo velik vpliv. Nekatere navade so ključne. Če te spremeniš, se bo spremenilo še marsikaj. Če se na primer redno ukvarjaš s športom, boš imel več energije, bolje se boš počutil, bolj samozavesten boš. Izbiraj svoje bitke. Začni z manjšimi in jih gradi.

V poplavi informacij, ki nas vsak dan zasipajo, kako izbrati najpomembnejše?
Vprašati se je treba, katera informacija je pomembna zame in zakaj. Zakaj dopustim, da me doseže. Za zabavo, za delo, ker sem morda odvisen od telefona? Hitro nas povleče v stvari, ki za nas niso pomembne. Veliko lažje je pregledovati razne aplikacije ali e-pošto, kot si vzeti dve uri za oblikovanje poslovnega načrta.

Pomembno je tudi, kaj je moja naslednja naloga v projektu, ki sem si ga zadal. Celoten projekt se morda zdi neobvladljiv, naslednji korak, ki ga je treba na tej poti narediti, pa ni. Tako se veliko lažje lotimo procesa in postopoma napredujemo.

Kako se obnašati, ko se v že tako natrpanih dneh zgodi še kaj nepredvidljivega?
Večji kot je tvoj nered oziroma več kot je nepotrebnih, nepregledane e-pošte, nepredelanih stvari, ki spremljajo tvojo dejavnost, bolj te bo to obremenjevalo. Zato, ko imam čas, čistim e-pošto in drugo nesnago, zato da je moja glava, ko pride presenečenje, bolj prazna in lahko tisto, kar pride nepredvideno, zavestno ocenim in presodim, kaj je najboljše, da naredim. Ohraniti moram čisto glavo in jasne zaveze.

Če je situacija preveč obremenjujoča, se je treba ustaviti in narediti samo naslednjo nalogo, naslednji korak, poudarja Allen. Če je situacija preveč obremenjujoča, se je treba ustaviti in narediti samo naslednjo nalogo, naslednji korak, poudarja Allen. Foto: Thinkstock Včasih se zgodi, da se stvari preprosto zgrnejo nate, ne obvladaš. Kako se ustaviti, načrtovati, če te recimo preganjajo roki, stres?
Mnogi živijo v neprestanem izrednem stanju, ker nikoli ničesar ne dokončajo. In vedno mislijo le na to, kako nekaj zamujajo. To je huda odvisnost, zlasti mlajše generacije. Nekje se je treba ustaviti in narediti samo naslednjo nalogo, naslednji korak.

Če vsak večer počistiš e-pošto, zakaj bi jo pregledoval neštetokrat na dan?

Je to odvisnost?
Lahko je, seveda. Če nosiš svoj pametni telefon s sabo, že misel na to, kdo bi ti lahko poslal sporočilo, povečuje dozo dopamina v možganih. To je odvisnost. Eden od virov zelo hude odvisnosti je naključno potrjevanje. Nič te bolj naključno ne potrjuje kot družbena omrežja. Zelo lahko je postati odvisen od tega.

Pa verjetno tudi od tega načina življenja – hitrega tempa, stresa, poplave informacij.
Največji razlog, da ljudje ne uporabijo naše metode, je, da so odvisni od stresa. Tolerirajo ga. Jaz ga ne. A to zahteva zamenjavo tvojih meril, standardov.

Nismo bili rojeni z navado, da si umivamo zobe. Takrat zob niti imeli nismo. A danes ne prenesemo, da si jih nekaj časa ne bi umili. Navadili smo se tega občutka. In zakaj se ne bi naučili občutka, da ne misliš na nič? Potem boš vedel, kaj moraš narediti, da tako ostane.

Allenova knjiga je izšla v dveh milijonih izvodov v 30 državah. Allenova knjiga je izšla v dveh milijonih izvodov v 30 državah. Foto: Siol.net

Kaj je za vas počitek? Ne početi ničesar? Aktivno preživljanje prostega časa?
To je svoboda, da ne počneš ničesar. Počnem tisto, kar se mi tisti trenutek zazdi in mi utreza.

Koliko svojega časa posvečate načrtovanju in premišljevanju, refleksiji?
Načrtujem in reflektiram ves čas. Tudi zdaj. Tega procesa se ne da ustaviti. Vsak pa bi si v svoj urnik moral vstaviti dve uri za pregled svojega tedna. Morda je šlo kaj izpod nadzora, ampak nočemo, da bi to trajalo dlje kot nekaj dni.

Mnogi to delajo, preden gredo recimo na dopust ali ob koncu leta. Veliko bolje je delati to vsak teden.

Ste vedno točni? Nikoli ne zamujate? Je to pomembno?
Ključno je spoštovanje dogovorov. S tem gradimo samozavest, zaupanje vase in zaupanje drugih v nas. Včasih pride kaj vmes in zamudimo. S tem se je treba sprijazniti. Ampak kršenje dogovorov je eden glavnih vzrokov za stres.

Vsak dogovor je dogovor najprej s sabo. In če dogovora s seboj ne spoštuješ, spodkopavaš zaupanje vase, trošiš svojo energijo. Ni zdravo.

Skleni čim manj dogovorov, kot le moreš, in jih spoštuj. Redno pregleduj svoj seznam in prečrtaj, če ti kateri od dogovorov ni več pomemben ali ga res ne moreš narediti. Posodabljaj seznam. Ko nečesa ne boš naredil, se boš dobro počutil le, če boš vedel, zakaj tega nisi naredil.

Komentarji

Pridružite se razpravi!
Za komentar se prijavite tukaj. Strinjam se s pogoji uporabe.