Dan ima le 24 ur. Znate izkoristiti vsako minuto?

Zakaj je obvladovanje časa ključno za poslovni uspeh?

Ker je to ena najpomembnejših vrlin v poslu. Kot prvo je ta vrlina povezana z našo najpomembnejšo dobrino - s časom. Vsi imamo v dnevu na voljo le 24 ur. Če odštejemo spanec in čas doma, nam za delo ostane le osem ur na dan. Nekateri si za delo vzamejo več kot osem ur, nekateri manj. Od vas je odvisno, kako izkoristite svoj čas v poslu. Kot drugo je obvladovanje časa tesno povezano z zaupanjem vase.

Pri delu z uspešnimi poslovnimi moškimi in ženskami opažam tri ključne težave s časom: 

• Manjka jim fokus. Preprosto bi radi vse, vendar ne najdejo časa in težko končujejo stvari.
• Nimajo časa zase. Pravijo, da zase časa niti ne potrebujejo.
• Niso zadovoljni ob uspehih. Občutijo krivdo, ker več časa porabijo za kariero kot za bližnje.

To pomeni, da bolj ko zaupate vase, bolj odločni ste in bolj lahko obvladujete svoj čas. 

"Če zadevo lahko rešite v dveh minutah, jo rešite takoj. Če ne, čim prej ocenite, kako nujna in pomembna je ta aktivnost za vaš fokus v poslu ter kaj boste z njo naredili." Foto: Thinkstock

Kje ljudje danes po nepotrebnem izgubimo največ časa? Je to v službi pri komunikaciji s sodelavci, pri rutinskih opravilih ali kje drugje?

Težko je reči, da čas izgubljamo. Danes se uspešni podjetniki in podjetnice raje sprašujemo, kako čas, ki ga imamo na voljo za posel, čim bolj pametno izkoristiti. Vedno bolj se za to uveljavlja izraz hekanje časa. Včasih so hekanje povezovali z vdori v računalniške sisteme. Danes je to reševanje težav, ko poiščete boljši način, ki vam bolj ustreza in hitreje privede do rezultata.

"Dobra stran načrtovanja je to, da smo bolj osredotočeni, slaba pa to, da se lahko pojavi frustracija ali celo stres, če načrtovanega ne dosežemo." Foto: Thinkstock Še več, hekanje časa je navada, ki se jo da naučiti, zato ne potrebujete posebnega talenta. Je navada, ki vodi do tega, da se naučite osredotočati na prave stvari v poslu in doma. In da se naučite ponavljati tisto, kar deluje. Čas boste najbolj pametno izkoristili, če se boste znali osredotočati na tiste stvari, ki jih najbolj znate, na aktivnosti, ki vam prinašajo največ rezultatov, in na ljudi, s katerimi imate najboljše odnose. In če boste znali to ponavljati.

Komunikacija s sodelavci, pametni telefoni, e-maili, internet in podobno so danes postali neke vrste motilci ali tatovi časa, če so pretirani in nam odvračajo pozornost od stvari, ki so nam pomembne v poslu in doma. Vprašanje je torej, ali se osredotočate na prave stvari v poslu.

S kakšnimi ukrepi lahko prihranimo čas pri določenih opravilih? So za to potrebne vaje, drugačna organizacija ali kaj drugega?

Obstaja cela vrsta tehnik in vaj za upravljanje časa. Dostopne so številne knjige o tem, obstajajo videi, delavnice in tečaji za upravljanje časa. Večina tehnik je dobrih, vendar vam knjige in vaje ne bodo pomagale, če jih ne boste sami preizkusili. Vsak mora sam zase najti pravo in jo preizkusiti.

Tu se pojavita dve težavi, s katerima sem se tudi sam srečal, ko sem več let samo bral knjige o času, a ničesar v resnici nisem uporabil. Prva je to, da ljudje vidimo težave o času skozi svoje oči. Samo z branjem knjig boste torej težko odkrili, kaj je vaša težava pri obvladovanju časa. Druga težava, ki je v resnici še pomembnejša, je, da pri rešitvi, s katero bi lahko prihranili čas, običajno ne vztrajamo dovolj dolgo, da bi lahko delovala.

"Bolj ko zaupate vase, bolj odločni ste in bolj lahko obvladujete svoj čas."

Bolj kot tehnika je torej pomembno, da zaupate vase, da imate željo in da ste odločeni, da boste vzeli čas v poslu v svoje roke. Pri tem je pametno, da za mnenje o vašem času vprašate koga, ki je uspešen na vašem področju, ali strokovnjaka, ki se ukvarja z obvladovanjem časa. Ti vas bodo opozorili na stvari pri času, ki jih lahko izboljšate.

Ko se sam lotevam novih aktivnosti ali ko preizkušam nove načine za obvladovanje časa, se držim načela: "začni z majhnimi koraki, bodi hvaležen za vsak korak, korakaj naprej in ne delaj prevelikega pompa okoli nove aktivnosti". To, da prihranite čas, je zgolj navada, ki se jo da naučiti, za to pa nikoli ni prepozno. Tudi sam se obvladovanja časa učim pri podjetnikih in podjetnicah, ki so pri tem uspešni.  

Koliko časa na dan lahko v povprečju privarčujemo s temi ukrepi? Ali govorimo o urah, minutah?

Z osredotočanjem na prave stvari v poslu in z njihovim ponavljanjem lahko privarčujete veliko časa. Ni pametno, da se na primer v prodaji večino časa osredotočate na kupce, ki so slabi plačniki in so za vas majhni, saj boste z njimi naredili le enkraten posel. Vaš rezultat bo, da boste večino časa porabili za stvari, ki vam ne prinašajo velikih rezultatov in dobrih medsebojnih odnosov. Minimalno časa pa boste porabili za kupce, ki so za vas večji potencial.

Kaj če bi to spremenili in se osredotočali le na takšne kupce, s katerimi lahko odnos gradite dolgoročno, so dobri plačniki in so za vas veliki?

Na tak način lahko privarčujete več ur na dan. Za pomoč so me prosili tudi že uspešni podjetniki in podjetnice, ki se znajo osredotočati na prave stvari v poslu in jih znajo ponavljati. Pomagal sem jim, da so z malo discipline in preprostimi ukrepi prihrani tudi do uro časa na dan. Najučinkovitejši ukrepi so, da svoj jutrišnji dan načrtujete že danes, da si ob načrtovani nalogi napišete tudi oceno časa, ki ga boste porabili za nalogo, in podobno.  

Foto: hekanje-casa.si

Kako pa je z dogodki, ki nas presenetijo in niso vnaprej načrtovani? Ti nam lahko verjetno povsem porušijo organizacijo.

Super je, da ste izpostavili, da je dobro aktivnosti načrtovati. Tu se skriva majhen trik. Dobra stran načrtovanja je to, da smo bolj osredotočeni, slaba pa to, da se lahko pojavi frustracija ali celo stres, če načrtovanega ne dosežemo. Če načrtovanja ni, tega stresa ne bo, vendar bomo težje dosegli, kar smo si zadali.

Kakorkoli, izkazalo se je, da je dobro imeti vedno na voljo rezervni čas pri vsaki aktivnosti, ki se ji posvečamo, in načrtovani rezervni čas za dogodke, ki nas presenetijo. V praksi je zelo težko biti pripravljen na nepredvidene dogodke, večkrat pa nočemo razmišljati o njih, zato jih tudi ne načrtujemo. Pomembneje je, da znamo presoditi, kaj z nepredvidenim dogodkom storiti, ko se pojavi.

Vedno bolj se uveljavlja pravilo dveh minut. Če zadevo lahko rešite v dveh minutah, jo rešite takoj. Če ne, čim prej ocenite, kako nujna in pomembna je ta aktivnost za vaš fokus v poslu ter kaj boste z njo naredili. 

Na svojih predavanjih kot primer dobre prakse navajate tudi podjetje Apple. Kaj je skrivnost njihovega uspeha?

Skrivnost uspeha pri Applu je v fokusu, aktivnosti in konsistenci. Foto: Reuters Skrivnost njihovega uspeha je v fokusu (focus), aktivnosti (activity) in konsistenci (consistency).

Pred štirimi leti, ko sem za Apple vpeljeval iPad v slovenske šole, sem imel priložnost sodelovati z najuspešnejšimi menedžerji iz Appla v Evropi. Ker me je vedno zanimalo, zakaj je v pametni porabi časa in v lojalnosti kupcev​ Apple uspešnejši kot preostala podjetja, sem to vprašal kolega, ki je bil eden najuspešnejših menedžerjev za našo regijo.

Zaupal mi je preprosto časovno formulo, ki mi je odprla oči glede osredotočanja in pametne porabe časa. Sestavine te formule čutimo, slišimo in vidimo vsak dan, ko govorimo o fokusu, konsistenci in vztrajnosti, le peščica ljudi in podjetij pa jo zna pravilno uporabiti.

Kakšen profil ljudi pa se v Sloveniji največkrat udeležuje vaših predavanj?

Uspešni podjetniki in podjetnice, lastniki in direktorji uspešnih podjetij, ambiciozni start-upi, radovedni študenti, uspešni prodajniki in marketingarji. Predvsem ljudje, ki vedo, kaj delajo, in ki jim je pomembno, da to, kar govorijo, tudi delajo. Tisti z vsebino, ljudje z idejami, ljudje, ki jim je čas pomemben. Ljudje, ki se radi povezujejo z ljudmi, ki so uspešni. Večkrat takšni, ki niso nikoli povsem zadovoljni s svojim delom. Takšni, ki so produktivni, iznajdljivi, vztrajni, radi delajo stvari drugače. Uspešni, ki jim manjka malo koncentracije ali delček fokusa, s katerim bi hitreje dosegli to, kar želijo - delček zadovoljstva, znanja, pravi košček sestavljanke, da bi že danes izkoristili vse, kar imajo.